《邀请信》的写作方法

(一)邀请信的定义和作用

邀请信又叫邀请函、邀请书，是由会议的举办方或活动的主办方发出的邀请有关单位或人员参加会议或活动的专用书信。

邀请信可广泛应用于各种社会活动、经济活动、学术活动。属于社会活动的各种座谈会、联谊会、纪念活动，属于经济活动的各种博览会、展销会、物资交流会、恰谈会，属于学术活动的各种学术年会、讨论会、答辩活动等等，都需要邀请大量有关单位和人士参加，都要使用邀请信这种专用书信。

(二)邀请信的特点

1．类似于请柬的约请性

在约请性这一点上，邀请信有些类似于请柬，但跟请柬也有很大不同。这里主要区分一下它们的不同点。

首先，请柬所涉及的活动，通常规模比较小，邀请人员相对比较固定。而邀请信所涉及的活动规模一般比较大，邀请人员比较多，且邀请对象不像请柬那样固定。

其次，请柬突出的是礼仪，一般只要对方应邀出席，目的就达到了，不需要对方做出多少进一步的行动。而邀请信不仅努力要把对方邀请过来，还期待他们在会议或活动中有所行动，譬如在展销会上展销或订货、在讨论会上发表学术见解、在答辩会上主持答辩等。

再次；请柬文字简约，邀请信内容复杂。请柬只须写明什么时间在什么地方开展什么活动，恭请谁人参加，就可以了。而邀请信要详细写明活动的内容和方式。

2．类似于通知的告知性

邀请信的篇幅长长的，除活动的举办者、活动的名称、举办活动的时间地点等要素之外，还要花大量的篇幅写明活动的具体内容和运作方式，这一点类似于通知。但它跟通知也有一些不同点。

首先，比通知的发送范围还要大。通知作为一种公文，通常是在本系统、本行业、本领域之内流通，通常不会面向全社会。而邀请信，特别是涉及经济活动的邀请信，往往是面向全社会公开发布，涉及面要比通知还要广。

其次，比通知有更强的礼仪性。通知大多涉及的是本系统、本行业的人，无须太多客气，所以没有邀请的姿态。而邀请信涉及的范围很大，许多被邀请者对于主办者来说是陌生的。而且，邀请是有求于人的事情，自然要比通知客气得多。所以，邀请信要比通知更讲究礼节性。

(三)邀请信的类型

1．邀请参加活动的邀请信

由于当代社会已经发展到以商品经济为中心的时代，各类经济活动极为频繁，此类邀请信就成为最主要的类型。除上面提到的博览会、展销会、物资交流会、恰谈会之外，各地还大量举办各种文化搭台、经贸唱戏的“××节”，如茶叶节、武术节、牡丹节、服装节等等，这些活动都需要大量邀请有关单位参加。本节后所附沈阳国际汽车工业博览会邀请信就属此类。

2．邀请参加会议的邀请信

这种会议通常是开放性的会议，广邀天下相关人士参加，所以发出的邀请信相当多，只求部分应邀请人士能够与会即可，不像通知那样有确定的对象。本节后所附“中国经济前景国际研讨会”的邀请函，即属此类。

3．邀请学者主持答辩的邀请信

这种邀请信一般用于高等院校或学术机构。硕士研究生或博士研究生的论文答辩，要求必须有外单位的专家参与并主持。本节后所附第三个例文，就属此类。

(四)邀请信的写作

1．标题

有两种写法：第一种写法只有“邀请信”三个字作标题，第二种写法则由活动名称加“邀请信”三字组成标题。

2．称呼

如果邀请信有相对明确的邀请对象，就要把邀请对象的名称或姓名标写出来，以示重视，会议邀请信通常是需要写明称呼的。如果面向全社会发出邀请，没有明确的受文者，可以不写称呼这一项，各种经济活动邀请信有时就没有称呼。

3．正文

这是邀请信最为重要的一部分，要将如下方面一一写明：

活动的名称、主办人、举办时间地点等，这是正文的开头部分。

开展活动的背景、意义，活动主要项目及采取的主要方式，以及种种与参与者有关的事项。这是正文的主体部分。

热情发出邀请，并作了一定的承诺。这是主体的结尾部分。

4．落款

在正文之后署名主办单位并加盖公章，再另起一行写明发信日期。

【例文一】

邀请信

第二届中国沈阳国际汽车工业博览会将于2001年8月15日至8月19日在沈阳(国际)汽车博览交易中心隆重举行。这是继1999年中国汽车工业总公司和沈阳市人民政府共同举办′99沈阳国际汽车工业博览会后的又一次汽车博览盛会。此次博览会由中国汽车工业总公司、沈阳市人民政府主办，由中汽对外经济技术合作公司、沈阳市汽车产业发展办公室承办，由沈阳市经济贸易委员会及沈阳(国际)汽车博览交易中心有关单位协办，预计展出面积30000平方米。

(通报活动的时间、地点、主办人、协办人等重要信息。)

我们热情地邀请中外汽车工业相关行业的同行和朋友们参加和光临本届博览会。本届博览会以汽车工业产品展览为主，同时举办招商洽谈活动，学术研讨活动和丰富多彩的汽车文化活动。

(介绍活动的主要项目。)

为进一步加强中外汽车界的交流与合作，推动中国汽车工业的发展，中国汽车工业总公司已确定沈阳汽车博览会为中国北方区域国际性汽博会，也是中国汽车工业总公司实质性主办的全国性四大汽博会之一，每逢单数年举办一次。沈阳具有良好的工业基础、市场环境、区域环境、地方实力及技术体系，再加上中外汽车界的精心培育，沈阳汽博会必将茁壮成长，并成为汽博会中的一枝奇葩。

(介绍活动的背景、目的和意义。)

我们衷心感谢汽车工业界的关心和支持!

我们诚挚邀请各位朋友与我们相聚在美丽的沈阳!

祝汽车工业界的朋友们通过本届博览会，沟通信息、促进合作、共同发展!

(最后发出热情的邀请，表达诚挚的感谢和祝愿。)

【例文二】

关于举办“中国经济前景国际研讨会”的邀请函

××同志：

您好!

新世纪，中国的经济建设与发展步入了一个新的里程。随着全方位对外开放格局的形成，中国与国际社会的经济交流将越来越广泛，国际经济的波动对中国经济发展的影响也会越来越直接。在国际、国内经济环境日趋复杂的情况下，正确把握中国未来的经济走势，是政府部门、行业、企业应对各种变化形势，进行正确决策的基础。

(首先阐述研讨会的背景、目的、意义。)

“中国经济前景国际研讨会”旨在解读中国经济政策走向、研究和探讨中国经济的发展前景，帮助社会各界理解和把握中国经济的趋向。

(具体指出此次研讨会的宗旨。)

“中国经济前景国际研讨会”组委会在1999年和2000年成功举办了两届研讨会的基础上决定：本次研讨会于2001年9月27日至30日在北京人民大会堂召开，届时国家部委有关领导、联合国、世界银行、亚洲开发银行等国内外着名机构的经济分析专家、学者将到会演讲。同时，大会还将举办申请联合国、世界银行、亚洲开发银行无偿赠款和贷款专场咨询会。

(通报研讨会召开时间、地点、主要演讲人和主要活动内容。)

谨邀请您及您单位的领导出席研讨会。

(发出邀请。)

国家统计局中国经济景气监测中心

2001年8月6日

【例文三】

邀请信

尊敬的×××教授：

我院2003届文艺学专业硕士研究生硕士学位论文答辩，定于2003年5月28日举行。鉴于您在文艺学专业的突出成就和崇高声誉，特邀请您担任我院文艺学专业答辩委员会主席，请务必光临。

此致

遥祝教安!

××大学文学院

院长：×××

2003年5月8日

(这是一封寄送给个人的邀请信，所涉及事情有约定的规范程序，所以内容简短。这是邀请信中一个较为特殊的类型。)