《证明信》的写作方法

(一)证明信的定义和作用

证明信是党政机关、社会团体、企事业单位以及个人出具的，以证明某人身份、经历或某件事实真相为目的的专用书信。生活中常说的“到单位去开个证明”，所指的就是证明信。

证明信的核心作用就是确认某人的身份、经历或某事件的真相。具体说，证明信可用于以下情况：

党团组织发展新的成员，对要求加入者的出身和经历进行调查时，需要相关单位或个人出具证明。

某些历史事实不够清楚完整，目前又需要确定某真相时，需要知情人出具证明。

某些重要事件发生之后，为弄清事件的前因后果和发生过程，需要在场者或知情人出具证明。

某些单位派出人员在完成工作的过程中出现一些意想不到的事情，需要向本单位汇报清楚时，可请知情人出具证明。

公民在办理一些私人事务时，有时也需要所在单位或辖区居委会出具证明。

(二)证明信的特点

1．法律责任性

凡出具证明者，都必须对所证明的内容承担责任。如果出具假证明，一旦被查出，就有可能要受到法律的惩罚。

另外需要特别指出，有些证明信不是任何单位和个人都可以出具的，需要有特定的权力部门在充分认定的前提下才能出具。例如，公民的户籍，要由其所在地的公安机关证明；学历学籍文凭，要由其所毕业的学校证明；经营的合法性，要由工商行政管理部门证明。

2．内容的可靠性

凡证明信，其内容必须真实可靠。出具证明的单位或个人，都必须在认真审核的基础上如实地加以证明，不得弄虚作假。

(三)证明信的分类

1．以团体的名义出具的证明信

这种证明信是某一机关、单位、团体，在其职权范围内依据事实所出具的证明。它可以对一些人事方面的内容提供证明，譬如某人的真实姓名、经历、职务、在本单位工作的年限、在本单位工作期间的表现等等。这些内容有时需要从单位的档案材料中寻找来源。

2．以个人名义出具的证明信

这种证明是个人根据自己的回忆或所了解的情况出具的证明，由个人承担责任。这种证明不像出于档案材料的证明那样精确可信，但在有些时候很有必要，如从一些历史事件的知情人那里获得的个人证明，再如从事件发生的现场目击者那里获得的证明，都具有不可替代的价值。

(四)证明信的写法

1．标题

只需写“证明信”三字或“证明”二字作标题即可。有时也可以增加一些文字，譬如“关于××同志民办教师资格的证明”。

2．称呼

称呼就是受信单位的名称或受信人的姓名，在标题之后顶格书写，后加冒号。有时，一些证明无法确定受信单位或受信人，此项可以省略。

3．正文

正文用来写明证明事项，内容、篇幅均因事而异。总的要求是，根据对方的需要撰写。如证明某人的某一历史问题，就写明某年某月某人在某处做了些什么，知情人有哪些。如需要证明身份，则写明被证明人的姓名、性别、年龄、职务，以及丢失了什么证件现在正在补办，特此证明等内容。如果是现场目击证明，就必须将时间、地点、人物、事件过程的细节以及结果一一详细写清。

正文最后，要用“特此证明”作为结束语。

4．落款

如系单位出具的证明，要写明单位名称并加盖公章。如系个人出具的证明，要由证明者签名，有时还要加盖私章或手印，以表示承担法律责任。

【例文一】

证明信

长安公证处：

我单位＿＿申请赴＿＿国。现介绍至你处办理如下公证：

1．出生证明书：

＿＿(男／女)于＿＿年＿＿月＿＿日在＿＿省＿＿市(或县)出生。＿＿的生父是＿＿，＿＿的生母是＿＿。

2．未婚证明书：

＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生，现住北京＿＿区)至＿＿年＿＿月日未曾登记结婚。

已经离境者：＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生，现住＿＿国)至＿＿年＿＿月＿＿日在中国居住期间未曾登记结婚。

3．未再婚证明书：

＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生)与＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生)于＿＿年＿＿月＿＿日在＿＿省＿＿市(或县)登记结婚。＿＿年＿＿月＿＿日在＿＿省＿＿市(或县)经＿＿部门登记(或调解、判决)离婚。＿＿至＿＿年＿＿月＿＿日未再登记结婚。

4．未受过刑事制裁证明书：

＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生，现住＿＿)在中国居住期间未曾受过刑事制裁。

已经离境者：＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生)，现住＿＿国至＿＿年＿＿月＿＿日在中国居住期间未曾受过刑事制裁。

5．(国内)亲属关系证明书：

＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生)的配偶是＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生)，儿子(女儿)是＿＿(＿＿年＿＿月＿＿日出生，)父亲是＿＿(＿＿＿年＿＿月＿＿日出生)，母亲是＿＿(＿＿年＿＿月＿＿日出生)，哥哥是＿＿(＿＿年＿＿月＿＿日出生)，弟弟是＿＿(＿＿年＿＿月＿＿日出生)，姐姐是＿＿(＿＿年＿＿月＿＿日出生)，妹妹是＿＿(＿＿年＿＿月＿＿日出生)。

6．经历证明书：

＿＿(男／女，＿＿年＿＿月＿＿日出生)于＿＿年＿＿＿月＿＿日至＿＿年＿＿月＿＿日在＿＿单位(全称)任＿＿(职称／职务)，＿＿月＿＿日至年＿＿月＿＿日在＿＿单位(全称)任＿＿(职称／职务／从事何种工作)。

证明单位：(印章)

书写人：×××

××年××月××日

——选自长安公证处网站

(这是到公证处办理出国公证时所需要的证明信样式，可作为各种证明信写作的参考样本。)

(涉及六种证明信的基本内容和格式，其中横线之上是需要具体填写的内容。斜线前后则需要选择其中一项。)

【例文二】

证明信

敬启者：

此信证明李××先生自1995年8月20日至2001年12月31日期间在我公司为他的捷达牌轿车入了保险。在保险期间未出过交通事故，未曾发生索赔。保险单号码为WW012345678，XX12345678，ZZ12345678。汽车牌照号码为京CA1192。

中国人民保险公司北京分公司(盖章)

××年××月××日

(这是一份保险公司为某人汽车保险提供的证明，其中具体列出了保险起至日期，保险单号码等重要项目，说明了保险期间无交通事故和索赔的基本情况。证明信要素皆备，表达简明。)