《外交备忘录》的写作方法

(一)备忘录的定义

备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书，用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节，或用来重申外交会谈中的谈话内容。

备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记忆谈话的内容或避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。

备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。

面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。

(二)备忘录的类型

1．面交备忘录

这种备忘录一般采用第三人称写法。其格式比较简单，文前无编号、无标题、无称呼、无问候语和客套用语，可标“备忘录”三字，也可不标。文后不签署、不盖章，但要写明发文日期和时间。

这种备忘录是面交时用的，可将谈话内容预先写好，在谈话之后交给对方。也可以面向对方宣读之后交给对方。

2．送交备忘录

送交备忘录可以采用第一人称，也可以采用第三人称写法。可以直接发文，也可以是对来文的答复。如果是答复式的，一般属于对等行文，即对方来文用备忘录，本方复文也用备忘录。

送交备忘录大可分为三种类型。

(1)径送备忘录

就是不作为任何照会或函件附件的、独立的、直接送达的备忘录。它与面交备忘录不同的是，它不是当面交送的，而是装在信封内，信封上标“备忘录”三字，由通讯员或邮递员送给对方。

径送备忘录一般文前要标“备忘录”三字，有的还可以加标题，如：《关于××××的备忘录》。文前还有编号、称呼，文后要签署或盖印，并写明发文日期和地点。

(2)附照会送交的备忘录

外交人员与其他国家外交人员在交涉问题、通知事项、谈话谈判之后，如没有当面送交备忘录，事后可将谈话要点，或需要补充、重申的内容写成备忘录，作为照会的附件送交对方。

(3)随函件送交的备忘录

与上一种略有不同的是，不是作为照会的附件，而是作为函件的附件送达对方。其格式与写法与上一种基本相同。

【范例】

备忘录例一：对外表态

×××总理致××国总理×××的备忘录

一、中国政府欢迎并且支持一九××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国解决××问题所作的努力。

二、××××××××××××××××××××××××。

以上两点只在中×双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。

××××年×月×日于××

注：此件是作为照会附件发出的备忘录

备忘录例二：陈述意见

备忘录

根据××国政府关于××××协定的建议，中国政府表示同意进行签订该协定的谈判。

中国政府的意见，在××××协定中应包括下列各款：

××××……

…………

当然上述各款可按双方愿望补充或变更。

请将上述事宜转达贵国政府。

××××年×月×日于××

注：此件为面交备忘录。

——本格式源于中华人民共和国外交部网站《对外文书的应用》

(以上是备忘录的基本格式，具体内容要根据需要填入。)