《会议纪要》的写作方法

(一)会议纪要的定义和文体特点

1．会议纪要的定义

行政公文和党的机关公文，都以会议纪要为主要公文文种。

《国家行政机关公文处理办法》为会议纪要所下的定义是：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

《中国共产党机关公文处理条例》为会议纪要所下的定义是：

用于记载会议主要精神和议定事项。

在一些人的观念中，会议纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下三个方面：

首先，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文。

其次，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来；而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。

再次，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。

会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向同级机关发送，有时向下级机关下发。

2．会议纪要的特点

(1)纪实性

“会议纪要”的“纪”字规定了它的纪实性特点。会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者，不能更动会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。总之，会议纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。

(2)概括性

“会议纪要”的“要”字规定了它的概括性特点。会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。在一个会议上，与会代表的话题涉及面是宽泛的，观点也是多种多样的，水平也是有高有低的，这些内容全部进入会议纪要，不现实也不必要。会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议，就可以把会议的基本情况如实反映出来，不必像记流水账一样事无巨细一律照录。所以，会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生。

(3)指导性

除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。

(二)会议纪要的分类

有人按会议类型的名目来称呼会议纪要，将会议纪要分为办公会纪要、专题会议纪要、经验交流会纪要、学术会议纪要等等，这种分法重复了会议名称，对写作来说并无太大意义。我们根据会议是否作出决定或决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要分为决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要三种类型，这三种不同类型的纪要，其写法是很不相同的。

1．决策型纪要

以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决策型纪要。这种会议纪要的特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容有些类似于指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的，而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要，除大家共同遵守的内容外，还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的那些工作。如《关于改革北京、太原铁路局管理体制的会议纪要》，就议定了成立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，不再设铁路分局。确定山西煤炭运输主要由北京、太原及相关的郑州铁路局承担，有一些具体的分工，并对各方如何协调工作进行了安排。由于最后议定的事项是与会单位的共识，这样的指导性公文落实起来应该是比较顺利的。

2．交流型会议纪要

以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议纪要。它的主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。一些理论务虚会、经验交流会形成的会议纪要，大多属于这种类型。这样的会议纪要，往往多处采用“会议认为”的说法来表达会议在原则问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。

3．研讨型会议纪要

这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会议开完了，各家的观点也发表过了，但是并没有形成统一意见，当然更谈不上确定什么议定事项，在这种情况下，仍然有必要发会议纪要，以便让更多的人了解会议的情况，了解不同的观点及其争鸣过程。这对启发和活跃思想，对百花齐放、百家争鸣的学术空气的形成是有促进作用的。

(三)会议纪要的写法

1．会议纪要的标题和成文日期

会议纪要的标题与一般公文略有不同，因为会议纪要是以会议的名义发出的，而不是以领导机关的名义发出的，所以会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。如《东北三省四市工商行政管理工作第五次协作会议纪要》、《××物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要》。也有采用一般公文标题写法的，由主要内容(事由)加文种组成，如《关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要》。

会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。

2．会议纪要的正文

会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。

(1)前言

前言的写法与一般公文区别较大，主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。如：

怀柔县第十二届人大常委会于2001年5月30日举行了第二十一次会议。县人大常委会主任丁学济，副主任徐志增、武占文、张凤玉、李凤先和14位委员出席会议。县委副书记梅占山、张延昆，副县长王仕龙列席会议；列席会议的还有县人民检察院检察长吴同平、副检察长龚世昌、段福华，县直各工委书记，县政府法制办、县公安局、县司法局、县人大机关有关委室的负责同志，县人民法院审判委员会委员、庭长、副庭长、审判员及10名县人大代表和各乡镇人大主席。

张凤玉副主任主持会议。本次会议的议程是对县人民法院正、副院长进行述职评议。

对会议基本情况的介绍，要根据需要把握好详略。这部分表达完毕后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡，转入主体部分。

(2)主体

主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表达。决议型、交流型、研讨型的会议纪要，各自在主体部分的写作上有较大的不同，前面在分类时已有介绍。由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。

(3)结尾

结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等，如下面这段结尾：

改革铁路体制是一项复杂的工作，步子一定要稳妥。北京、太原铁路局管理体制的改革，作为全国铁路管理体制改革的试点，今年下半年做好准备，明年初开始实行。铁道部和有关省市要密切配合，加强领导，注意研究解决出现的问题，不断总结经验，把这项工作扎扎实实地搞好。

结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，如：

会议还提出了下半年述职评议工作的打算。根据年初县十二届人大三次会议批准的县人大常委会工作报告中今年下半年对县政府一个职能局局长进行述职评议的要求，及近年来组织述职评议工作的经验教训，做如下改进：一是为防止领导主观臆断，采取随机抽样的办法确定评议对象。通过抽样决定今年下半年对乡镇企业局局长进行述职评议；二是为了减少社会的工作量，精简程序，今后对政府委办局主任局长开展述职评议时，不再层层召开动员会，采取发公告、发征求意见表、召开座谈会等形式收集意见，并只在例行的常委会会议范围内述职。

在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。

【例文一】

怀柔县人民代表大会会议纪要

(第二十期)

怀柔县第十二届人大常委会于2001年4月30日举行了第二十次会议。县人大常委会主任丁学济，副主任徐志增、武占文、张凤玉、李凤先和15位委员出席会议。常务副县长田宝祥、副县长吴德增，县政协副主席柳长华，县长助理闫景联，县人民法院院长赵建新、县人民检察院检察长吴同平列席会议。列席会议的还有县政府办、县科委、县文教办、县审计局、县财政局、县教育局、县人大机关有关委室的负责同志、各乡镇人大主席和6位县人大代表。

(这是前言部分，用来写明会议的基本情况，包括会议的名称、召开的时间、出席人员、列席人员、主持人等。)

丁学济主任，徐志增、武占文副主任分别主持了会议。本次会议共四项议程：

一、听取并审议了县审计局局长高志刚、县财政局局长祝自河受县人民政府委托所作的关于2000年度财政预算执行情况及其他财政收支的审计工作报告、关于2000年度财政决算情况的报告。与会人员认为，审计部门在人员紧、任务重的情况下，较好地完成了对同级财政收支预算执行情况的审计。财税部门采取多种措施加强税收征管力度，积极组织收入，使财政收入超额完成年度预算，并保持了平稳增长；财政支出突出重点，兼顾一般，确保法定支出，有力地支持和促进了全县经济和各项事业的发展，实现了新财政体制的平稳运行和顺利过渡。对此，委员们表示满意。针对审计过程中发现的挪用、截留、转移资金、偷逃税款等问题，与会人员建议：第一，要进一步完善县对乡镇的考核办法，加大实体企业的引进力度，逐步调整财源结构；第二，财政部门要加强对专项资金的管理，制定专项资金的使用办法，对主管人员要建立责任制；第三，审计部门要继续加强审计监督，对发现的问题要认真查处；第四，税务部门要继续加大《税法》和《税收征管法》的宣传力度，增强法人及公民的纳税意识；要加大稽查力度，严肃查处偷漏税案件，避免税款流失。

会议采取按表决器的方式，以全部赞成票通过了《怀柔县人大常委会关于批准怀柔县2000年度财政决算的决议》。

二、听取了县财政局局长祝自河受县人民政府委托所作的关于部门预算改革情况的报告。为适应社会主义市场经济的要求，切实转变财政职能，调整和优化支出结构，规范预算管理，逐步建立公共财政的基本框架，按照中央和北京市的要求，我县的部门预算改革自2000年全面推开，按照总体规划，分步实施的思路，以“统筹考虑财政预算内外资金，实行以收支统管为前提的零基预算”为总的指导原则，对县直64个部门试编了2001年部门预算，乡镇也同时试编了部门预算。会议要求，要认真总结预算改革经验，完善和强化预算监督，使有限的财力发挥更大的作用。

三、听取并审议了县科委主任周怀明受县人民政府委托所作的关于贯彻实施《怀柔县人大常委会关于落实科教兴国战略加快科教兴县步伐的决定》情况的报告。审议中，与会人员认为，自去年9月县十二届人大常委会第十四次会议审议《决定》实施情况后，县政府对《决定》的贯彻落实给予了高度重视，成立了组织，加强了宣传，制定出台了《实施意见》及相关政策，加大了贯彻落实力度，使科教兴县工作迈出了新步伐。为更好地贯彻落实《决定》，进一步加快科教兴县步伐，与会人员建议：第一，要继续加强科教兴国和可持续发展战略的宣传，做到常抓不懈。以进一步增强全民特别是各级领导干部的科教意识，在全社会形成“尊重科技，尊重知识，尊重人才”的良好环境。第二，要抓好《决定》和《实施意见》的落实工作。落实的关键在人，在充分利用现有教育资源，抓好本地人才培养、培训的同时，特别要着重抓人才的引进，以此为突破口，使科教兴县工作再上一个新台阶。第三，对《决定》和《实施意见》中的各项指标要逐级分解，明确责任，真正落实到位。就《决定》的贯彻落实情况，常委会将组织委员和代表进行视察。

会议采取按表决器的方式，对县政府贯彻落实《决定》情况的报告进行了满意度表决，结果是：满意65%，基本满意35%。

四、听取了县教育局局长杜连顺受县人民政府委托所作的关于2001年中考中招改革工作情况的汇报。我县今年中考中招改革总的指导思想是：依法改革，稳中求进，强化管理，规范操作，全面落实“一公示(对招生学校进行公示)、二改革(改革中考科目设置和考试科目的分数权重、改革考场设置即相对集中考点)、三加强(加强领导、加强考务管理、加强监督)、确保安全”的工作措施，使中考工作做到公平、公正、公开。常委会将在中考期间组织委员和代表进行视察。

(主体部分由四个方面组成，分别涉及会议听取和审议、表决的四个报告，包括报告人、报告题目、委员们的审议意见和建设、表决结果等。)

【例文二】

永安市人民政府关于尼葛高新技术开发区工作专题会议纪要

8月7日上午，市长陈美锦带领市直有关部门领导深入市尼葛高新技术产业开发区调研，并主持召开专题会议。会议听取了尼葛开发区筹委会陈炳贻主任有关情况的汇报，并就当前亟待解决的问题进行了认真研究，现纪要如下：

(这是一篇专题会议纪要，前言部分概述基本情况，涉及时间、地点、主持人、主要议题等。“现纪要如下”是常见过渡语。)

一、要切实加快尼葛开发区的建设步伐。当前尼葛开发区的发展还不够快，还存在一些困难和问题。各有关部门要统一思想，积极为开发区发展提供良好环境，努力把尼葛开发区培育成为我市新的经济增长点。当前，市尼葛开发区筹委会要进一步理顺开发区机构的上、下关系，理清开发区的有关政策，做好规划完善，项目开发、招商引资等工作，争取今年内不仅要上一批项目，还要储备一批项目。同时，开发区要搞好环境整治工作，树立开发区的良好形象。

二、关于尼葛开发区历史遗留问题。要本着宜粗不宜细、简化手续、尽快办理的原则，认真落实原有的各项优惠政策措施，兑现承诺，在今年10月1日前解决好历史遗留问题。

三、关于尼葛开发区筹委会职能问题。原则同意《关于永安市尼葛高新技术产业开发区管委会管理体制暂行规定》和《关于永安市尼葛高新技术产业开发区管理暂行规定》，请各部门根据会议的要求提出修改意见，于8月13日前报市尼葛开发区筹委会，筹委会修订后报市政府批转下发。鉴于开发区管委会的机构设置、人员结构和职能行使还须有一个完善过程，为此，当前尼葛开发区筹委会的职能行使采取过渡办法。会议明确：(1)经济管理权限问题。开发区的投资项目审批实行会审制，并由开发区筹委会牵头主持和审批。(2)行政事业性收费问题。对批办后的企业，鉴于目前企业较为困难，从今年八月起暂停收费2年；对开工前有关项目审批过程中的行政事业性收费一律减半，并由开发区筹委会按照市投资项目审批一栋楼收费方式统一收取，再归口分解有关收费单位。各部门不得进入企业搞摊派、拉赞助，不得任意罚款。一些社会福利事业确需开发区企业援助的，有关部门需向开发区筹委会报告，在企业自愿的前提下方可进行。(3)到开发区执行检查问题。除执行特殊任务或突发性事件检查外，有关部门需进入开发区进行日常业务工作检查，由开发区筹委会审批，并凭审批单位进行亮证检查，否则企业有权拒绝检查。(4)开发区的财政体制问题。鉴于开发区目前尚处于起步发展阶段，建立一级金库尚有困难。为此，在金库建立之前开发区的财政、财务仍纳入市财政预算管理。

四、关于原乡镇工业区移交给尼葛开发区有关问题。市企业局必须于8月20日前，将原乡镇工业区开发建设的全部有关资料，包括土地、项目审批、债权债务及其他有关资料，登记造册，移交给市尼葛开发区。原乡镇工业区的基建投资由市企业局委托市审计事务所进行审计，市企业局必须按照基建决算审核的要求，提供与基建有关的原始资料和工程验收资料，并派专人协助市审计事务所做好基建决算审核。决算审核收费按现行行政事业性收费标准收取，审计费由开发区支付。基建决算审核完毕后，单独进行移交。

(主体部分涉及四个方面的内容，一是理顺开发区机构下上关系的原则和要求，二是处理遗留问题的基本精神，三是开发区筹委会的职能问题，四是原工业区移交给开发区的有关问题。其中第三层内容比较复杂，相关决定又分为四款分别予以表述。)