《函》的写作方法

(一)函的定义

《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似：

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

理解函的定义时，关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关，这个容易理解；另外，凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外)，级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准，都要使用“函”这种平行文体。

(二)函的特点

1．平等性和沟通性

函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。

2．灵活性和广泛性

函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。

3．单一性和实用性

函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。

(三)函的分类

1．公函与便函

公函是正式的公文，像一般公文一样，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，总之，严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。我们在本章介绍的，主要是作为正式文件的公函。

2．发函和复函

主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。譬如前面说过，上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不为错，但有更合适的文种可选择，那就是答复报告。再如，对下级机关的请示，上级机关的办公部门(一般与下级机关在级别上是平级的)在接到授权的情况下，可以给以答复，但不能使用批复，只能用函的形式。

3．商洽函、询问函和请批函

按内容和目的分类，函可以分为多种类型。主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。

(四)函的标题、字号和主送机关

1．函的标题

作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成。较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。

2．函的发文字号

公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。如《国务院公报》2000年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函〔2000〕××号”为发文字号的7篇复函。

3．函的主送机关

函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》(国办函〔1993〕2号)的主送机关，有七个之多：“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。

(五)函的正文

1．发函缘由

这是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。

2．事项

这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。

3．希望请求

这是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。

函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。

【例文一】

中华人民共和国建设部关于报送有关城市建设背景材料的函

全国人大环境与资源保护委员会：

根据《关于为我委在今年“两会”期间举行中外记者集体采访活动提供有关背景材料的函》(人环委函〔2001〕1号)的要求，现将有关背景材料提供如下：

(建设部与全国人大环境与资源保护委员会是平级单位，所以采用“函”这种文体行文。第一段写行文的根据。)

一、城市污水和城市生活垃圾的污染防治取得很大进展

“九五”期间，城市基础设施建设由于得到国家政策的大力支持，取得了较大的成就。1996年到1999年，用于城市排水(含污染处理)设施的投资额为453．4亿元，1999年，城市污水处理率达到31．9%，比“八五”期末增加了12．3个百分点。城市垃圾无害化处理率达到61，8%，比“八五”期末增加了18．1个百分点。

“十五”期间，预计城市污水处理率达到45%，城市垃圾无害化处理率达到65%。

二、我国城市绿化的总体情况

城市绿化是城市重要的基础设施，是城市现代化建设的重要内容，是改善生态环境和提高广大人民群众生活质量的公益事业。改革开放以来，特别是九十年代以来，我国的城市绿化工作取得了显着成绩，城市绿化水平有了较大提高，城市绿化对环境和社会可持续发展的作用更加明显。全国城市园林绿地面积逐年扩大，提高指标稳步上升。1999年与1986年相比，全国城市绿化覆盖率由16．86%提高到27．44%，人均公共绿地面积由3．45平方米提高到6．52平方米，城市环境质量明显改善。但总的看，城市绿地仍严重不足。到1999年，我国人均公共绿地面积仅为6．52平方米，而美国一般城市的人均公园面积都在20平方米以上，华盛顿人均在45平方米以上，德国的柏林、波恩都在30平方米以上，新西兰的惠灵顿在40平方米以上，英国的伦敦也近30平方米；城市绿化发展不平稳。全国668个城市中，沿海城市、风景游览城市的绿化水平相对较高，中等城市的绿化水平相对较高，而特大城市和小城市相对偏低，县城的绿化还没引起足够的重视。在668个城市中，有134个城市人均公共绿化不足3平方米；有148个城市绿化覆盖率不足10%，有31个城市的人均公共绿地不足1平方米，建成区绿地率不足3%的还有31个城市。城市中城区之间的绿化差异较大，尤其是城市中心区绿量明显降低；绿地被占问题严重。一些地区有法不认，执法不严，非法侵占绿地和人为的破坏绿化成果的现象屡禁不止，一些地区甚至将公园出让给房地产商进行房地产开发；一些地区在城市开发建设中大量砍伐树木的情况相当严重；一些城市政府对搞好城市绿化的重视程度不够，对城市绿化的公益性认识不足；绿化建设资金短缺，养护管理资金严重不足；城市绿化法制建设滞后，管理工作薄弱。

1992年开始，建设部在全国开展了创建园林城市活动。到1998年底，北京、深圳、大连、青岛、烟台、合肥、南京、中山、佛山、珠海、秦皇岛、马鞍山、威海、厦门、三明、杭州、濮阳、十堰、南宁、上海浦东区等已获得国家园林城市(园林城区)的称号。这些城市平均绿化覆盖率达到45%以上，人均公共绿地面积10．6平方米，分别高出全国平均水平19．47个百分点和5．16平方米。

(主体分为两层内容，首先介绍污染防治的情况，其次介绍绿化的总体情况。文字不多，但情况介绍得十分全面，且有大量统计数据，真实可信。)

二〇〇一年二月二十六日

【例文二】

国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函

安徽省人民政府：

你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》(皖政秘〔1999〕138号)收悉。经国务院领导同意，现函复如下：

(本段为复函的依据。)

一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区，实行现行的国家经济技术开发区的政策。

二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊，东以始信路、耕耘路、清潭路为界，西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路，南至紫蓬路，北至繁华大道、明珠广场，规划范围总用地9．85平方公里。

三、合肥经济技术开发区的建设和发展，纳入合肥市经济技术发展总体规划，建设发展资金由你省自筹解决。

四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针，积极改善投资环境，逐步完善综合服务功能。

五、要加强领导和管理，促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。

二〇〇〇年二月十三日

(表示同意开发区为国家经济技术开发区，并分条阐述开发区的面积、发展资金、主要开发项目、工作基本原则等重要事项。)

【例文三】

关于委托中国人民大学举办“高等学校基础写作学与文艺批评学中青年教师研讨班“的函

教高司函〔2003〕5号

中国人民大学：

为了进一步加强高等学校基础写作学与文艺批评学的教学与科研，促进基础写作学与文艺批评学教学与科研成果交流，不断提高教学水平和质量，我司同意由你校于2003年3月举办“高等学校基础写作学与文艺批评学中青年教师研讨班”。

有关研讨班的具体通知由你校发出。请你校给予大力支持。

教育部高等教育司

二〇〇三年一月八日

(第一段先写行文的目的，再写委托举办研讨班的核心事项。最后单列一段请求主送单位给予支持，以示重视。)