报告的特点 (一)在上行公文中，报告的应用很广泛，使用频率也高，这与它的特殊效用是紧密相关的。报告的特殊效用，集中体现为它以反映情况为基本特征。在反映情况中，要对情况作一些分析，并提出看法和意见，但大多数报告中，除了向上级机关汇报工作、反映情况外，都会对做好下一步工作提出建议。(二)报告的种类很多，各自的特点也不尽相同。若把报告分为工作报告(包括综合性工作报告与专题性工作报告)、总结报告、调查报告，其特点如下：综合工作报告的特点是定期、全面，专题工作报告的特点是内容专一、问题集中、篇幅短小，能反映与当前中心工作密切相关的重要问题，无论报上级机关阅知、参考或请上级机关批转给有关单位参照执行，都可使用。总结报告的特点是：1．与一般工作报告不同，不侧重汇报工作情况，而是侧重总结经验、教训；2．与一般的论文也有明显的区别：论文取材广泛，可根据论证的需要，选取任何合适的材料，而总结报告则只限于从自身的实践活动中选取材料、提炼论点；3．用第一人称撰写。调查报告的特点是取材广泛，可以从现实生活中选材，也可以陈述历史事实，可以从先进事物中选材，亦可揭露丑恶现象。
报告的作用 (一)报告主要用于汇报工作，向上级机关提供信息和经验，以便上级机关更好地指导工作，一般不要求批复。(二)报告是陈述性公文，写报告的用意是让上级掌握情况，密切上下级关系，以便更好地取得上级的指导，正确地贯彻方针政策，做好工作，少犯错误。
报告的种类 (一)报告依照其性质可分为两种：一是呈报性报告，呈报上级后，不要求转发；二是呈转性报告，呈报上级后，要求批转给有关部门参考或执行。(二)报告多种多样，可以从不同角度分类。按呈报要求，可以分为呈报性报告和呈转性报告。按其作用，可以分为上复性报告、知照性报告和调查报告。按其内容，可以分为请示报告、工作报告、情况报告、答复报告。这几种不同的分类方法散见于论述公文写作的着述之中，各成一家之言，不过，最常见的分类方法还是把报告分为综合报告、专题报告、中心工作报告、紧急情况报告、会议报告。
报告的格式和例文 (一)专题报告的一般格式是：1．标题。要明确反映出所写专题报告的事由。2．正文。一般采用三段式结构，有两种安排：一是情况、问题、打算，这种形式适用于以反映情况为主的专题工作报告；二是情况、经验、不足，这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告。如属工作有了错误而向上级写的检查报告，其正文写法应该是五段式：情况、原因、责任、处理情况及今后意见。3．结尾。报告的结尾，通常要写上“请审核”或“以上报告，如无不当，请批转有关单位执行”等。综合报告的一般格式是：1．标题，一般用“时间概念”加上“工作情况综合报告”字样，如《一九九三年上半年工作情况综合报告》。2．正文。要掌握好以下三点：一是要有一个概括说明全文主旨的开头；二是要有一个内容比较丰富的主体，这是报告的核心部分；三是要有一个较为具体的结尾，主要是检查工作中存在的主要问题，提出下一步工作意见。(二)报告除标题、主送机关外，正文一般由报告目的、报告内容和结束语这三部分构成。1．开头，先说明报告目的，即为什么写报告。2．中间，写报告内容，一般要写清工作进行的情况(包括过程、措施、结果或成效)，存在的问题，经验教训，下一步打算；这几个方面是不是都写，要看具体情况，允许有侧重点。3．结尾，写结束语，常用的如“特此报告”、“以上报告，请审阅”、“以上报告，如有不妥之处，请指正”等。注意不要把请示的请求语拿来作报告的结束语，比如使用“以上报告当否?请批示”之类作结束语，就是不正确的。(三)要求上级机关批转的报告，要代替上级机关拟好批语，备上级机关参考使用。如带附件，要把附件名称、件数写在正文之后，署名之前，空两格写。需要抄报、抄送的，标注在主题词下方位置。
报告的写作要求 (一)撰写报告应注意以下几个问题：1．要突出重点，突出中心，把起主导作用的工作或主要工作作为重点加以反映，放在首要位置，把其它情况放在从属位置。2．除综合报告重在全面反映情况外，一般要体现一个“专”字，即“一文一事一报”的原则，不可漫无中心。3．报告要直陈其事，按照事物本来的面目反映情况，有一说一，有二说二，既不扩大，也不缩小，同时要注意时效，勿失时机。(二)撰写综合报告应当注意下面几点：1．点面结合。综合报告，顾名思义，要求全面，在此前提下，又应当避免面面俱到，必须做到重点突出。2．详略结合。详略主要表现在重点与非重点之间，重点应当多用些笔墨，非重点则少用笔墨。3．写情况与写经验相结合。
【范例】： ××省人民政府办公厅关于
办理国务院文件的情况的报告
主送单位(略)：
我省从1978年开始，由省政府办公厅批办国务院文件，由于省委、省政府领导同志的重视，初步建立健全了规章制度，因而保证了国务院文件及时传达贯彻，现将情况报告如下：
一、领导重视，亲自过问，具体指导。(略)
二、确定专人负责。(略)
三、建立健全办文制度。(略)
我们虽然建立了一些制度，做了一些工作，但与形势发展的要求相比仍有很大差距，有些文件的办理时间过长，部门之间互相推诿、互相扯皮的现象时有发生，文件下发后没有及时检查，这些问题，将结合机构改革，进一步解决。
以上报告如有不当，请指正。
××省人民政府办公厅
一九八二年十一月十七日
国家工商行政管理局
关于加强工商行政管理工作的报告
国务院：
国务院赋予工商行政管理机关的职能是：在治理整顿期间，充分发挥监督管理的职能，拓宽监督管理的广度，增加监督管理的深度，强化监督管理的力度，把工商行政管理工作提高到一个新的水平。对于国务院的要求，今年全国工商行政管理局长会议进行了专门研究，对下一步工作提出了以下意见：
一、进一步依法加强对生产资料市场的监督管理。(略)
二、加强对国营和集体企业的监督管理，积极支持企业集团的建立和发展。(略)
……
七、加强廉政建设，提高工商行政管理队伍的素质。(略)
以上报告如无不当，请批转各地区、各部门执行。
一九九〇年二月二十七日
关于×××同志职称评定情况的报告
××市政府办公室：
接到你们8月10日对我厂×××同志职称评定情况的查询，我们立即进行了调查，现将有关情况汇报如下：
×××同志是我厂第二车间技术员，于1963年下半年至1966年上半年在××工学院受过三年函授教育，学习了有关课程，因“文革”到来，未能取得学历证明。今年上半年评定职称时，因缺乏学历证明，根据上级有关文件精神，决定暂缓评定他的工程师职称，待取得证明后补办，该同志认为这是刁难，故向市政府办公室写了申诉。
接到市政府办公室查询前半个月，我厂已派人去××工学院查到了有关材料，他们已出具了该同志的学历证明。8月13日，我厂已为×××同志补办了评定工程师的手续，并向本人说明了情况，他表示满意。
特此报告
××厂办公室
一九××年八月十五日