【会议纪要】的写作规范及范例

【简介】： 会议纪要的性质 (一)会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。(《国家行政机关公文处理办法》)(二)纪要，顾名思义，就是概记其要点，会议纪要，就是把会议的目的、要求、基本精神、讨论决定的问题归纳、整理成文件，以上传下达，统一认识，推动工作的公文文种，它是党政机关、人民团体、企事业单位常用公文的一种。

会议纪要的特点 (一)会议纪要应算作实录性公文，但记录情况并非会议纪要的唯一职能，因为会议纪要既可以上报上级机关，也可以下发下级机关，还可以抄送平行机关。会议纪要是一种会议文件，但并不是所有的会议都要有会议纪要，一般来说，只有大中型会议或比较重要的会议才写会议纪要，规模较小的或事务性会议则不必写会议纪要。(二)会议纪要不同于会议记录。会议记录是一种客观纪实材料，它可以记录会议的具体时间、地点、参加人数和每个人发言的具体内容，而会议纪要则只能集中地反映会议的主要精神和要阐述的主要问题和观点，记录不具有指导性，而纪要则具有指导性。

会议纪要的作用 (一)会议纪要具有十分重要的作用：1．指导作用。决定政策的会议纪要和办公会议纪要，都具有行政的权威性，对下属单位和相关部门都有重要的指导作用。2．凭证作用。学术性会议纪要，可以作为与会代表向所在单位汇报的依据，在某种程度上具有行政公文的效力。3．资料作用。有些议题，不见得一次会议就能作出决定，没有作出决定的问题要放在下次会议再议，这些需要再议的问题，可以作为资料写在纪要之中，作为下次再议的依据。(二)会议纪要有如下两个作用：1．为了向上级汇报会议的情况，使上级了解会议的成果，以便及时地得到上级的指导。2．为了向下属传达，以便贯彻执行。

会议纪要的种类 (一)按照会议性质，可以将会议纪要分为三类：1．专题工作会议纪要。所谓专题工作会议是指专门为某一项或某一方面的工作召开的会议，反映专题工作会议精神的纪要，就是专题工作会议纪要，如“××市民族工作会议纪要”。2．行政例会纪要。行政例会是指行政机关为研究和处理行政事务或为解决某些突出问题而召开的常规性会议，反映这类会议精神和情况的纪要，就是行政例会纪要。3．座谈会议纪要。座谈会是会议的主办者为解决某一问题而专门召开的以座谈为形式的会议，目的是了解情况、听取意见、收集对策，为解决问题创造条件，反映座谈会情况的纪要就是座谈会议纪要。(二)会议纪要大体可分为两类：1．办公会议纪要。办公会议是研究处理日常工作的会议，时间比较固定，往往采用例会的形式。2．座谈会议纪要。也称专题会议纪要。有关政策性的座谈会议纪要，具有指导性、权威性，它不仅要记载会议的结论，而且要阐明作出结论的依据。

会议纪要的格式和例文 (一)会议纪要一般分为两部分：1．标题。在“纪要”前冠以会议名称。2．正文。分开头、主体、结尾三部分：(1)开头。一般写会议的概况：会议是由谁批准召开的。会议时间、会期、会址、参加人员，会议的议程或进行的情况、主要收获等。(2)主体。要写出会议研究的问题，讨论的意见，作出的决定和提出的任务、要求等。这一部分通常有三种写法：第一种是概述。把会议的发言、讨论的情况综合到一起，概括地叙述出来。这种写法，多用于讨论的问题比较集中，意见又比较一致的小型会议。第二种是归纳出几个问题来写。会议规模较大，讨论的问题较多，涉及的面较广，就要把意见分类整理出来，分项写，或列出小标题写。第三种是发言记录式写法。这种写法是按照会上发言的顺序，把每个人发言中的主要意见写出来。这种写法的好处是能如实地反映讨论的情况和不同的看法，多用于“座谈会纪要”、“学术讨论会纪要”。(3)结尾。有两种写法：一种是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务；一种是不单写结尾，主体的最后一个问题写完就是全文的结束。(二)会议纪要由标题、会议概况或背景、会议的主要内容和主要精神以及结尾组成。不同类型的会议纪要在大体保持这种构成的前提下写法略有差异：1．例行的办公会议纪要，标题写“××办公会议纪要”，正文用条目式，将会议的时间、地点、与会人员、主持人、主要议题、决定事项等一条一条地写出来就行了。2．大型工作会议纪要，标题一般由会议名称加“纪要”二字组成。正文开始一般写会议概况，紧接着写“会议讨论了以下几个问题”或“与会者提出了以下看法”作为过渡，然后提行写讨论的问题或提出的看法，结尾可有可无。3．座谈会议纪要的写法比较灵活，正文开头交代会议概况，接着写发言情况——既可以根据发言的先后摘其要点，也可以将发言的内容加以综合，中间适当引用发言中的重要语句或段落。(三)会议纪要的写法有如下两种形式：1．办公会议纪要的写法：(1)分项式：是在会议纪录的基础上整理、综合而成的一种会议纪要，即把会议的时间、地点、参加人、主持人、会议内容、决定事项等，分项写清楚，使之条理化。(2)总分式。是在分项排列式的基础上进一步综合、概括的一种写法。格式大体可分为两部分：一部分是综述会议情况、议题，一部分是分述决定的事项或拟办的工作。2．大型会议纪要的写法。大型会议纪要多采用“总分式”写法：总写会议概况，分述会议决定的主要问题、基本结论、今后任务。格式主要有分列小标题式、分条式和分块式等，其中分列小标题式写法可以以《全国农村工作会议纪要》为例。

会议纪要的写作要求 (一)会议纪要有三点写作要求：1．确纪其要。一个会议内容庞杂，要用千把字、几千字的文字表述出来，需要做大量的筛选提炼工作。纪要，什么属于“要”?只有一个标准，那就是会议的主题，会议纪要在观点上，政策、措施上都要紧扣主题。2．在反复中形成。会议纪要的形成要真正经过与会人员反复讨论。会议纪要起草者可以根据会议的主题及会前征求意见、调查研究得来的材料写出草稿，发给与会人员讨论修改，这种讨论修改工作可以多次进行，也可以委托一部分同志代改，最后将修改稿以征求意见稿的形式交与会人员讨论通过。3．给不同意见留篇幅。公文体文字，一般不允许有几种不同意见并存，会议纪要是公文中少有的允许把不同意见反映到文件中的文件，多以“有的同志认为”、“少数同志认为”的语句提领。(二)无论写哪种会议纪要，也无论采用哪种方式写，都必须使写出的会议纪要具有两大特点：一是纪实性。会议纪要必须真实、全面地反映会议情况，而不能凭空杜撰材料或添枝加叶。会议纪要是实录性公文，纪实性是会议纪要的生命，失去纪实性的会议纪要不仅没有任何价值，而且会起到相反的作用；二是提要性。会议纪要不能有言必录，面面俱到，而要在深刻领会会议精神实质、全面掌握会议情况的前提下，抓住重点，合理地取舍材料，有所侧重地把会议的主要情况、重要问题反映出来。(三)写作会议纪要要注意以下三点：1．看记录，认真研究会议的主要精神。2．摘其要，真正反映会议的主要内容。3．概述之，力求表达得准确、简洁、有序。

【范例】： ××办公会议纪要

时间：19××年×月×日×午×时

地点：××××××

参加人：×××、×××、……

主持人：×××

会议内容：

一、×××××××××××。

二、×××××××××××。

三、×××××××××××。

四、×××××××××××。

五、×××××××××××。

六、×××××××××××。

七、×××××××××××。

八、×××××××××××。
决定的事项：

一、×××××××××××。

二、×××××××××××。

三、×××××××××××。

四、×××××××××××。

五、×××××××××××。

六、×××××××××××。

七、×××××××××××。

八、×××××××××××。

全国农村工作会议纪要

(一九八一年十二月)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(开头总述)

关于农业生产责任制

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(这个小标题以下内容有3500余字，标题分项，共讲了六个问题。)

关于改革农村商品流通

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(这个小标题之下有1500余字，讲了五个问题。)

关于农业科学技术

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(这个小标题之下有1300余字，讲了六个问题。)

关于提高经济效益、改善生产条件

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(这个小标题之下有2500余字，讲了五个问题。)

关于加强思想政治工作和基层组织建设

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(这个小标题之下有1800余字，讲了三个问题。)