【档案目录】的写作规范及范例

【简介】： 档案目录是档案馆(室)编制的、由众多着录条目组成并按一定次序编排的、用于查找档案资料的一种指导性文件。档案目录的作用主要在于为利用者揭示、报道档案内容，提高查全率和查准率，是档案检索系统的重要组成部分。档案目录按其加工文献和处理信息的手段可分为手检目录和机检目录两大类。手检目录由人工制作，常见的有卡片式和书本式两种。卡片式目录是把文件或案卷的内容和形式特征记录在卡片上，按一定规则组合排列而成，是一种离散式目录载体；书本式目录是将文件或案卷的内容和形式特征着录成条目，按一定规则组合排列并书写或复印在空白书页上，装订成册，是一种聚合式目录载体。机检目录是借助于电子计算机等机械设备存储目录信息和查找档案的检索工具，一般有机读和缩微两种形式。机读目录是把记录文件或案卷特征的文字、图形、数字和符号转换成机器可以识别的代码输入计算机，以特定的格式存储于计算机磁带、磁鼓或磁盘上，检索时经过特定的程序转换成文字，显示在屏幕上，或打印出来；缩微目录是将手检目录拍摄在缩微胶片上，检索时借助阅读器将其放大，显示在屏幕上。在各级各类档案馆(室)中，目前仍以使用手检目录为主，其中常用的有卡片式目录和书本式目录两种。卡片式目录常见的有全宗文件卡片、重要文件卡片、分类卡片、专题卡片、人名卡片等。全宗文件卡片是以全宗为对象，将永久与长期保存的所有文件的内容和特征着录在卡片上组织而成的目录。其着录项目，一般有题名(又称标题)、责任者(又称作者)、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、提要、分类号、档号等。制卡方法有一文一卡、一卷一卡、多文一卡等形式。卡片制完后，按文件内容分类排列。重要文件卡片是一种以卡片形式揭示档案馆(室)中某一全宗内重要文件内容和成份的检索工具。所谓重要文件，一般是指党和国家在各个时期制定的方针政策性文件，或是对某方面工作具有指导意义的会议记录、纪要、领导人的报告和讲话等文件。重要文件卡片上的着录项目，一般设有类、项、文件题名、责任者、形成时间、所在档号等项目。每一份重要文件填制一张卡片，也可以将若干份互相联系或者内容相近的文件填到一张卡片上。卡片填制后，再分类排列。其余卡片式目录的编制方法与此大同小异。书本式目录一般有案卷目录、全宗文件目录、分类目录、专题目录、人名目录等。案卷目录是着录案卷内容和成份并按一定次序编排的一览表，也称案卷名册，其主要作用是：1．固定全宗内档案分类体系和案卷排列顺序；2．登记和统计档案；3．为编制其它检索工具提供数据单元。案卷目录必须按全宗编制。一个全宗编一本或几本，其类型有两种：一种是以全宗为单位编制的综合目录，另一种是以全宗内各种门类的档案编制的分册目录。分册目录一般以全宗内的类别为单位编制，也可按保管期限、年度、阶段、机密程度为单位编制。目录类型的选择和设置的数量，应考虑便于档案的检索和管理。其余书本式目录的编制方法与此大同小异。案卷目录的封面和格式见范例(一)、(二)。

【范例】： 案卷目录封面格式(一)



案卷目录封面格式(二)