【第三编　日常文书】的写作规范及范例

所谓日常文书，顾名思义，就是指我们在日常的生活、学习、工作、交往中，处理公私事务时，要经常使用的、有比较固定格式及具体要求的应用性文体。

日常文书包括的内容很广，种类极多，举凡书信、电报、日记、笔记、启事、条据、传志、碑铭、对联、祝辞、消息、通讯等等，皆应归属日常文书类。

日常文书的种类虽多，但它们所具有的一些主要特点带有共同性，即大都有相对固定的格式，有特定的写作要求，有习惯性的用语；使用的语言简洁、明确、通俗、易懂，不像文学作品那样使用形象的描写、奇特的夸张、浓烈的渲染；在语言的运用、行文的要求等方面很是讲究文明礼貌，注意说话用词的份量，力求符合当事者的身份。

日常文书实用性很强，使用范围广，看起来通俗易懂。虽然并不十分难学难写，但真正要写好，使之精确表达意思，准确传递信息，达到实际的效果，也不是一件很容易的事情，非下功夫不可。平常有的人不够重视日常文书的写作，或对一些格式、用语等写作要求不求甚解，似懂非懂，致使在运用时搞错或不规范。此类现象并不少见。这不得不引起大家的足够重视。

正因为日常文书在我们的社会生活中经常使用，并且是不受职业的限制，几乎各行各业的人们都要使用。我们应该充分认识到日常文书在我们日常生活、学习、工作、交往之中的重要性。所以，我们必须从实际需要出发，加强学习日常文书的写作知识，基本掌握日常文书的写作技能，以便更好地交流思想，传递信息，联系工作，处理事务。这里，我们根据日常文书的一般特点，提出在实际应用写作中的几点基本的要求。

(一)要有明确的对象

一般来讲，凡是文章都有其写作的对象，即要考虑写给谁看。但是，日常文书与文学作品所针对的对象却大不相同。对文学作品而言，它的一定的对象是不确定的，只是一个比较笼统的范围，它对读者对象并无明显的约束力。比方说，某一文学作品，有的读者喜欢，有的读者不喜欢；读者愿意读才读，不愿读就可以不读。不管是写给某一阶层，还是写给整个社会，都是如此。而日常文书的形式，一般来说都是有特定的读者、(日记、笔记等少数文种除外)特定的范围，也就是说有比较明确的对象，并且对于对象有比较明显的约束力。比如家书，是写给家人中某一成员的，某一成员一定得看；再如悼词，是专为某一死去的人而写，如果套用于别的死者则显然不合适。所以，写作日常文书一定要明确对象，到底是对谁说话，为谁说话，非落到实处不可。

(二)要依习惯的格式

前面曾提到，日常文书有比较固定的、习惯的行文格式。比如“感谢信”，第一行正中应该写上标题，第二行顶格写称谓，然后另起一行空两格写正文，最后落款要具名、写日期等。如果不按这种格式书写，则行文的形式将是不伦不类。有的日常文书还有一些习惯的或规范的用语，也是必须掌握使用的。如一般书信结尾部分的祝颂语，按收信对象的不同身份以及与写信人的相互关系，所用的祝颂语便有所不同。对长辈，一般要写“敬祝安好”；对平辈或同志，可写“祝你安好”。如果将上述的祝颂语互换，对平辈或同志写“敬祝安好”，而对长辈写“祝你安好”，很明显是不大合适的。

对于日常文书的习惯格式、习惯用语，我们也不能把它看得神圣不可侵犯，不敢越雷池一步。因为随着时间的推移，有些也在发生一些变化，新的时代会带来新的风貌。同时，又不能把它看得微不足道，似乎可有可无。因为大体一致的格式、习惯的用语是人们都习以为常、相沿袭用、逐渐定型化了的，这样自然是为了应用方便，看起来清晰醒目。再说社会交往中的互相尊重，必要的礼貌也是应该讲究的，无论是个人之间，还是单位之间，亦或个人对组织，日常文书写作都必须注意这一点。

(三)要有紧迫的时限

日常文书从其具体作用来说，它一般是有时间性的，失去了时间性也就失去了效用。因为它一般总是针对社会生活中日常的具体事务工作而发的，问题不是已经摆在面前，亟待解决，就是很快即将出现，必须未雨绸缪，预作考虑的。所以，日常文书的形成、处理当然是及时为好。比方说，缺席得递假条，寻物要贴启事，开会先发通知，喜庆先送请柬，这些都是时限很强的，不应随意超前或滞后。

(四)要有端正的文风

日常文书的文风要求用词准确，语言简洁，句子通畅，条理清楚，明白易懂。从文面上一看就清清楚楚，正确无误，合乎规范；从意思上理解明白晓畅，恰如其分，合乎真实。显得自然、贴切、精炼、庄重，没有套话、空语、废语，彻底除去了“八股”味。

(五)要求实际的效用

日常文书就是有事而作，因感而发，有的放矢。所以特别要求注重实际，讲求实效。首先要注意特定的对象、实用的目的。到底是以什么名义说话，是个人还是单位。到底是向谁说话，是下属机构、平级单位，还是上级机关；是家人还是朋友，是尊长还是晚辈，是知交还是陌生人。到底是为了什么，是询问还是回答，是感谢还是慰问。其次要凭借事实，掌握要点，交待清楚明白，据事分析推断，简单确切，不出差错。最终达到实事求是解决问题的目的。