证明信由五个部分组成：
(一)标题 在第一行正中写上“证明信”或“证明”字样。
(二)称谓 在第二行顶格写索取证明信单位的名称。名称后加冒号。
(三)正文 正文内容主要是根据对方要求的要点，有针对性地写清被证明的事项。
(四)结语 在正文之后另起一行，顶格写“特此证明”四个字。
(五)署名和日期 在右下方写上出具证明信的单位名称或个人姓名，写单位名称的要加盖公章。下边写年、月、日。
如果是组织通过个人出具证明的，在证明信结尾的地方，写证明信者的所在单位要签署意见，并加盖公章。
【范例】： 证明信
××××厂：
你厂干部×××同志，原是我厂技术员并兼任车间党支部委员职务，工作积极，认真负责，能密切联系职工群众，有一定的业务能力。
特此证明
××市××厂(盖章)
××××年×月×日
证明
××研究所：
你所研究员×××同志，1936年至1940年曾在××大学××系读书。在此期间他一心致力于学业，未参加任何反动组织。
特此证明
×××(盖章)
××××年×月×日
证明
××局党委：
×××同志，男，现年40岁，1964年9月考入我校中文系，为×××教授的研究生，1967年9月毕业。由于历史原因，毕业时未能发给研究生毕业证书，现即将补发。
特此证明。
××大学校长×××(签名)
1983年×月×日
证明信
××市工人医院：
×月×日来函收悉。现根据函中要求，将你院×××同志的有关情况介绍如下：
×××同志，1982年2月至1986年7月在我院工作，曾任内科副主任、主任、副院长。该同志工作认真负责，能以身作则，团结同志，服务态度好，1983年、1984年两次被评为我院先进生产〔工作〕者，1984年10月被选为城东区人民代表。
特此证明
××市城东工区人民医院(盖章)
1987年×月×日