买卖双方通过函电或口头谈判的交易，在成交后，卖方或买方可以寄给对方列明达成交易的条件，作为书面证明。卖方发出的，通常称销售确认书，买方发出的叫作定单或购货确认书。
这种书面证据在各国法律上有其特别效力，如发生纠纷，可以以此为依据，取得经济保障，同时也是办理进出口签证的重要文书。
购销确认书一般由各进出口公司印成固定格式，在同国外客商达成交易后，一般由我方填写，经双方核对无误并签字，各执正本一份，据以执行。
购销确认书较合同简单。格式上可分开头、正文、结尾三个部分。
(一)开头
包括购销确认书的名称、号数、订约日期、订约地址、买卖双方的名称和地址，以及订约前的商洽函电依据。在填定这部分内容时，要注意双方名称应用全名，不能简写，地址也要详细列明。订约地点关系到纠纷是否适用于订约地法律，不能随便填写，出口订约地一般订为我国进出口公司所在地点或订为中国。
(二)正文
是确认书的主体，它较合同简单，内容一般包括商品名称、规格、包装、数量、单价、交货期、装运港和目的港、付款方式、运输标志、商品检验等项款，一般不列入异议索赔、仲裁、不可抗力等条款。
(三)结尾
它应包括文字的效力、份数、附件的效力以及双方签字等，是确认书不可缺少的组成部分。
确认书的各项条款是一个有机整体，各个条款之间应前后呼应，相互衔接，保持一致，不应出现相互矛盾的内容。确认书条款要明确、完善和肯定，防止错列和漏列主要事项。文字要简练、严谨、明确，切忌使用模棱两可或含糊不清的词句和文字，防止贸易纠纷发生。
【范例】： 随函打印订货表格
Dear Sirs，
Ref：Our Order for Marmalade
In reply to your letter of 12nd September，we thank you for allowing us a special discount This makes it possible for us to place an order and to expect quite good sales．
We have pleasure in enclosing our Order No．846／NS，and would ask you to return the duplicate to us，duly signed，as an acdnowledgement．
Yours faithfully，
BFM Fruit Products
Taunton，Somerset，England
22nd November．1994
Please supply
Quantity Unit Description Currency and price
15，000 11 bjars Orange marmalade Crvzerios 3．5 each
quality A2
Delivery：10th December，1995
Methool of transport：Shipment
Marks： RIC
SP
Payment：Half the amount on receipt of consigment，remainder within 30 days
Dircount：5% special discount
2% cash discount
P．P．Chierf Buyer
AMS Import Company
Please sign duplicate of this order and return it to us as an acknowledgement．
敬启者：
订购柑桔酱的订货单
贵方9月12日的函已收到。我们在此感谢贵方给予我们一个特别折扣优惠。这就使我们有可能向您发出订货单并能期望一个较好的销路。
我们很高兴附寄上我们的订货单，订单号为846／NS。希望贵方能返给我们双方都签署过的文件副本作为认可。
敬上
订货单
号码846／NS
(请将此号码用于所有函件中)
BFM水果公司
唐敦，索美塞德郡
英格兰
1994年11月22日
请供应
交货方式：1995年11月10日前交货
运输方式：船运
标记：RIC
SP
付款方式：货物交运接收时支付50%，其余款额30天之内付清。
折扣：5%特别折扣
2%付现折扣
包裹邮寄主要买主
AMS进口公司
请签署该订货单的副本并请回寄给我们以作认可。
进口订货单
Gentlemen：
Thank you for your quotation of October 10． We have pleasure in placing an order with you for
1600‘Usnow’dresses at Price $57，620 in the colours and sizes specified below：
Delivery：air freight，C．I．F．Chicago．
We shall open a letter of credit with your band as soon as we receive your order acknowl edgement．Please arrange for immediate collection and transport，since we need the dresses for Christmas．
Very truly yours，
敬启者：
贵方10月30日的报价单已收到。我们很高兴向贵方订购一批1600套“伍斯罗”牌套裙，价格为$57620，所要求的颜色和尺码如下：
交货方式：空运，成本加保险加运费芝加哥到岸价。
我们一旦收到贵方订购通知就可给贵方银行开出信用证。请立即组织货源和运输，因为我们在圣诞节期间需要这批套裙。
敬上
首次订购
Dear Sirs，
Having carefully studied your brochure and price list for Cotton Dyed Shirting，we decided to place with you an initial order for the following items：
Prices are to be C．I．F．Chicago insurance being covered against W．P．A．for full invoice value plus 20%．Shipment should be made before March 3 1．For payment we will open an L／C available by draft at 30 d／s as soon as we receive your confirmation of this order and also，the sales note．
We have the idea of introducing your products to thls market If there is anything advisable，please let us know．As to our business standing，the New Yord Bank of our city will provide you with any information you may require．
We will appreciate your early reply．
敬启者：
我们仔细研究了贵方有关染色细布的小册子及价目单后，决定首次定购下列货品：
价格以成本加运费、保险费到芝加哥计算。其中要求按发票总额加成20%投保水渍险。3月31日前装运。收到贵方确认书及售货单后，我们即开立见票后30天付款信用证的。
我们有意将贵方产品引入本地市场，如有任何建议，请告知。有关我们的业务信誉，我地纽约银行会向贵方提供所需材料。盼早复。
敬上
发送订单
Dear Sirs，
Confirming the exchange of cables，we enclose herewith our Order Sheet No．SN l60 for 120 long tons of cotton．We would appreciate your selecting the best quality and making arrangements for an early shipment．
Yours truly，
Order Sheet No．SNl60
lst March，1995
Messrs Zhongshan Co．Ltd．，
15，Beijing Road，Shanghai，
China．
Dear Sirs，
Would you please supply the following：
Packing：Inhessian bales
Marks：
Singapore
Made in China
Shipment：By April 30th
Payment：Draft at sight under an irrevocable L／C
Remarks：Delivery of 3% more or less than the total contract quantity is allowed．
(Signature)
敬启者：
确认双方往来电报，现随函附上第SN160号订单，订购120长吨棉花。望能选择优质货，并安排早日装运。
敬上
订单第SN160号
1995年3月1日
中国上海市
北京路
中山有限公司
敬启者：
请供：
包装：麻包装
唛头：
新加坡
中国制造
装运：4月30日前
支付：不可撤销即期信用证付款
备注：允许数量3%增减
(签名)
收到订单后的回复
Dear Sirs，
Thank you for your order dated 24th November．On checking it we notice difference between the first paragraph and the quantities you specified，and therefore cabled you yesterday as follows：
YOURORDER24thOct．PLEASE CONFIRM QUANTITY 1600 WSNOW ORDERED STOP SPECIFICATION 1000O NLY
Today we received your cable in reply reading：
REGRET CLERICAL ERROR OUR ORDER IS FOR 1 000 WSNOW DRESSES AS SPECIFIED PRICE $35，055 PLEASE CONFIRM
We have pleasure in confirming that we have booked your order for 1000‘Wsnow’dresses．Airshipment can be made as soon as we receive confirmation that a letter of oredit has been opened for the amount ment ioned above．
please note that our quotation of 30th October was for sea freight C．I．F．Chicago．Naturally we can arrange for the goods to be sent as air cargo，but as this is more expensive，we shall have to charge you for the extra costS．In this way，however，you will certainly receive the goods within a week，thus enabling you to distribute them in time for Christmas．
Yours faithfully，
敬启者：
感谢贵方11月24日发来的订货单。在核查订货单时，我们发现第一段和贵方具体指定规格的数量有不符之处。因此昨天我们给您拍发了如下的电报：
“11月24日订单请确认数量，已订的1600套“伍斯罗”放弃，只要指定规格的1000套。”
今天我们收到了贵方拍来的如下电报：
“原谅笔误，我们订购1000套伍斯罗套裙如指定规格的数目价格$35，055请确认。”
我们很高兴向您确认我们已为您订购了100n套“伍斯罗”套裙。一旦我们收到按如上数目开出的信用证的确认函，我们就可以进行空运工作。
请注意我们10月30日的报价为海运芝加哥到岸价。当然我们可以安排空运货物，但空运费用较高，我们还需加收您额外的成本费。无论如何，用此种方法，贵方肯定会在一周之内收到货物。贵方也就能按时在圣诞节时进行销售。
敬上
受订货函
Dear Sir，
Thank you for your order No．46782，dated October 11，1995．The goods will be on theirway to you with in the week．
The washing machines we are sending you were produced by the Sws (orporation．We are sure that you will find them satisfactory in everyway．
Please let us know how we may be of service to you in the future．
Yours sincerely，
敬启者：
感谢您发来号码为46782、日期为1995年10月11日的订购单。货物将在一周内发送给贵方。
我们给贵方发送的洗衣机是由SWS公司生产的产品。我们肯定贵方会在各方面对该产品表示满意。
请遵嘱我们在将来贵方希望我们如何为您提供服务。
敬上
确认订单
Dear Sirs，
We acknowledge，with thanks，receipt of your Order No．SN 160 for l 20 long tons of cot ton．
Enclosed please find our Sales Confirmation No．416．As a result of the favourable supply situation at present，you may rest assured our early delivery．
Yours truly，
Sales Confimation No．416
10th March，1995
Messrs．CPS Co．Ltd．
20，East 3rd Road，Singapore．
Dear Sirs，
We hereby confirm having sold to you on 10th March，1 995 the following goods on terms and conditions as set forth below：
Commodity