外贸意向书的文体格式分为标题、开头、正文、结尾四个组成部分。
(一)标题 为了明显、突出，通常在意向书之前列上项目名称，如“合资兴建羊毛纺织加工厂意向书”等。
(二)开头 应写清楚合作各方单位的全称，双方洽谈的简要情况，磋商后达成的意向性的意见；本着什么原则、精神，兴建什么项目。
(三)正文 分条叙述达成意向性的意见，即兴建的项目所要牵涉的最基本的内容要点，且须留有余地交代“未尽事宜，在正式签订合同或协议书时予以补充”的附条。
(四)结尾 写明时间和洽谈意向性，单位的全称和代表姓名，签字盖章。
在写作要求上，要严格按洽谈会议的记录来整理，不能随意编造；意向的内容在写作时要分条叙述，同时各种意向应参照合同或协议的条款排列，以显其“雏型”的特色，这有别于“会谈纪要”的格式。最后在语言上表述要明确，不能模棱两可。
【范例】： 合资兴建麦秆草席加工厂意向书
中国××省××公司，××市××厂与日本国东京都××服务中心，本着“友好、平等、互利”的原则精神，中日双方于××年×月×日至×月×日，××年×月×日至×月×日，先后二次在中国××就合资兴建麦秆草席加工厂有关事宜进行了友好协商。在此基础上，中国××省××公司派员于××年×月×日至×月×日，赴日本国东京对此事进行了进一步磋商；日方应全国对外友好协会的邀请，于××年×月×日至×日，一行四人在全国对外友好合作服务中心有关负责同志的陪同下，对中国××市××厂进行了实地考察和商定，中、日三方同意利用中国××省××市××厂的现有厂房等设施合资兴建一座麦秆草席加工厂，现达成如下意向：
一、整体规划、分期投资
1．中方以湖南省××市××厂现有厂区土地(空坪)40亩，车间6栋，办公楼1栋，配电间1栋和其它生产和生活等设施，作为合资股份总额，分为两次投资入股。
2．第一期以现有车间3栋，办公楼1栋，厂区土地(空坪)20亩、配电间1栋等其它辅助设施，投入合资兴建麦秆草席加工厂。
3．第二期项目的投入，根据需要与可能相结合的原则，在第一期合资兴建麦秆草席加工厂获得中方正式批准之日起，壹拾个月内，中日双方签署第二期合资项目的意向书，与此同时，再用两个月时间，提供出项目的可行性报告、项目建议书、项目的合同、章程等有关资料，以利申报。超过上述期限，第二期项目的投入为自动放弃，中方可将所剩余的车间3栋、土地20亩等，自行安排。
二、合营期限与货币计算名称
1．合营期限
a．时间从××年×月至××年×月止，计壹拾年整，一方如需继续履行此合同，须经三方协商同意后，可重新申请延期。并申报有关部门办理延期手续。
b．合同期满后，其固定资产的残值归中方所有。
2．货币计算方式
三方不管采取什么投资方式，一律以美元为计算单位进行核算。
三、工厂规模
工厂占地面积为28．6亩，年生产能力为21．6万床草席，职工人数为100人。
四、投资金额及比例
合资工厂总投资额为×××万美元。日方投资×××万美元，占总投资额的52．1%，其中包括提供全套生产草席的机器3套，辅助设备、生产和工作用车壹拾壹辆，部分办公设备，现有工厂改造、配套及生产周转资金。
中方投资×××万美元，占总投资额的47．9%(其中湖南省××公司为17%，××市××厂为30．9%)。以3栋车间(面积为4425平方米)，办公楼1栋(1434平方米)，配电间1栋(120平方米)，高压供电输电专线，配电设备，柴油机发电机组，饮用水机井等作为投资入股。
五、双方责任分担
中方：
1．在三个月内办理有关中外合资企业的申报，审批手续和工商登记注册等手续。
2．对厂区的整体规划，附属设施的配套完善及财产保险等工作。
日方：
1．派遣技术人员3名，为中方培训技术工人，指导生产及设备安装。
2．包销壹拾年内所生产的全部产品(共计×××万床麦秆草席)，提供生产周转资金及工厂改造配套的所需资金。
3．在近期内提供有关中外合资企业所需的资料及文件。
六、利润分配及亏损分担
1．中日双方按认可的投资比例分配利润及承担亏损责任，即中方获全部利润的47．9%(其中湖南省××公司为17%，××市××厂为30．9%)。日方获全部利润的52．1%。
2．亏损按利润分配比例承担。
七、合资兴建工厂的未尽事宜，在正式签订协议书时予以补充。此意向书用中、日文字书写，双方各持三份。
中国××省××公司 代表×××
日本国东京×××服务中心 代表×××
中国××省×××厂 代表×××
××年×月×日