【涉外文书】的写作规范及范例

随着改革开放的不断深入，我们国家涉外工作的开展越来越频繁，并且内容越来越多，范围越来越广，涉及面越来越大。可以说，它已经深入到各行各业的每一个领域、每一个部门和每一个单位。与之相联系和相应的涉外文书的应用也就越来越普遍，发挥的作用越来越大。因此，涉外文书的写作愈显重要，亦越来越被更多的人所关注、所重视。

那么，何谓涉外文书呢?简单说来，即是以适应外事、外交等涉外工作之需要，并在开展外事、外交等涉外工作实际中形成的，有特定的内容和使用范围，有相对固定的格式和写作要求的涉外应用性文体的总称。

涉外文书与现行的通用公务文书相比较，有相类似之处，也有不同的地方。就相似之处来讲，比方说，它们都是处理公共事务的重要工具，有很强的服务性质。如外事计划、外事总结、外事请示、外事汇报、外事会议纪要等，就是为做好外事工作服务的；再如外交方面的公告、公报、声明、谈话等，亦是为处理外交方面的公共事务服务的。若从不同的地方来讲，涉外文书更具有特定的内容、特定的范围，有着特定的意义，起着特定的作用。特别是从有关的书写格式、习惯用语、称呼等来看，都是有着较严格的要求或特殊的讲究。必须按照国际交往的习惯行文。否则就会有失礼节，甚至会造成涉外工作的失误，影响国际关系。

下面，我们根据涉外文书所具有的性质、特点、作用及意义，综合涉外文书的一般写作原则，提出写作涉外文书应注意的几个方面的问题，供读者参考。

一、要注意内外有别。涉外文书所反映的是涉外工作，而涉外工作则是与外国人打交道的工作。外国人，包括我们的朋友在内，毕竟同我们国内同志之间关系不一样。我们党和国家也制定了一系列的有关涉外工作的路线、方针和政策。我们在写作涉外文书时，应以党和国家的涉外工作的路线、方针和政策为指导思想，坚持内外有别。凡国内未公开发表的机密事项，未经有关方面批准，不得泄露。要保持和维护我们的民族尊严，不能允许我们的民族利益受到任何侵犯。爱国主义和国际主义结合起来，是我们处理对外关系的根本出发点，也是我们撰写涉外文书的根本出发点；“互相尊重主权和领土完整、互不侵犯、互不干涉内政、平等互利、和平共处”的五项原则，是我们中国同世界各国发展关系的一贯原则，也是我们撰写有关涉外文书的一贯原则。所以，从一定意义上讲，涉外文书的写作，比其他类型的文书写作要求更严格，标准更高。

二、要符合各种文体的格式要求。涉外文书的格式，虽然没有也不可能作出统一的规定。但是，各种文体大体上都有各自相对固定的格式。有些是涉外部门和涉外工作者长期实践的结晶，而且已被人们所共同接受。我们应该遵守人们的传统习惯，尊重人们在长期的实践中科学总结出来的写作规律，按照约定俗成的、带规律性的、大体固定的样式去写。比如写外事计划，就应该考虑应由几部分组成，标题怎样拟定，编号怎样排列，主送机关写在何处，正文先写什么，再写什么，结尾怎样作结，以及落款如何写，这往往是有一套比较固定的格式。如果不按一定的格式套用，不仅影响其内容的叙述和表达，而且看起来也会是不伦不类。还有些涉外文书的格式，有其国际通行的习惯性。这种习惯性亦是国际间约定俗成的，大体固定的，任何一个国家在具体行文时，都按此惯例，以利于国际之间通行和理解，以利于国际间正常交往。比如“条约”，就有大体固定的格式，一般由三部分组成：标题、正文和签署。标题又有两因素构成法或三因素构成法。前者如“防止核扩散条约”，其中“防止核扩散”称事由，“条约”是文种；后者如“中华人民共和国和日本国和平友好条约”，其中“中华人民共和国和日本国”是签约国名称，“和平友好”是事由，“条约”是文种。其正文部分一般由序言(或叫前言)、主体和结尾三个部分构成，序言为开头，主体是核心，结尾以加强条款或最后条款的形式注明条约的生效日期、有效期限、文本等。签署部分要写清条约签订各方全权代表的职务，以及亲笔签名。职务前面要写国家名称。当撰写相似类型的涉外文书时，就应该按照这种国际间的习惯性固定格式来写作，不能随心所欲。想怎么就怎么写。

三、语言表达要准确、严密，文字叙述要简洁、精练。涉外文书写作，就语言文字等方面的要求来看，也是十分严格的。

从语言表达方面来讲，如涉外文书中使用一些特殊的外交辞令，有其约定俗成的内涵，要根据不同文种及具体内容、对象，准确表达。声明、谈话之类的涉外文书，对于事件的产生与发展很重视，但不宜明确表态时，常使用“密切注意”或“严重关切”，如果有谴责之意，则用“表示遗憾”或“极为愤慨”，也就是明朗的表态了。又如称呼用语，在涉外文书的函件类文体中也是有讲究的，既要考虑双方的身份，又要考虑国际惯例和对方的具体情况。总的来说，对受文人都用尊称。可是具体又分为：对部长级以上官员、大使、将军，一般称“阁下”(有些国家如美国、德国等却习惯称“先生”，而不称“阁下”)；副部长级以下官员，习惯上只称“先生”，不称阁下。对有爵位、学位、军衔或其它头衔的受文人，可视具体情况按爵位或头衔等称呼，也可称“先生”。对国王、王后、皇帝、皇后等，称“陛下”；对王子、公主、亲王等，称“殿下”。对女性一般可称“女士”、“小姐”或“夫人”等。再如一些涉外文书中使用的表示祝愿或致敬之类的语句，也必须注意符合两国关系、双方身份、文书内容和使用场合。机关的领导人发出的正式对外函件，使用“顺致最崇高的敬意”、“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候”等；机关及其外事部门发出的普通对外函件，则用“顺致崇高的敬意”或“预致谢意”等。人民团体的领导人发出的正式对外函件，用“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候”等；人民团体及其外事部门发出的普通对外函件，则用“预致谢意”或“顺致问候”等。

从文字叙述方面来说，要注意文通字顺，周密严谨，简洁精练。使文书结构合理、层次清晰、通顺流畅，准确而客观地表情达意。为了起到较好的表达效果，一些涉外文书大量使用介词结构，形成稳定的表达句式。如“在……之际”、“值此……”、“由于……”、“谨以……名义”、“关于……”等。经常使用的介词归纳起来大概是：表示原因和目的的介词有：因、由、由于、为、为了等；表示根据和手段的介词有：据、根据、依据、照、遵照、依照、经、业经、已经、经过等；表示对象和范围的介词有：对、对于、关于、有关、用于、适用、谨、除了、除外等；表示时间和处所的介词有：在、在此、值、值此、自、自从、当、至于等；表示方向和凭借的介词有：向、向着、沿、沿着、朝、朝着、将、必将等。用这些介词组成的稳定的句式，能够准确而严谨地表达客观事物的原因、目的、对象、范围、时间、处所等。

总而言之，涉外文书的政策性、保密性、规范性、业务性都是很强的，写作要求也很严、很高。有时一个措词不当，一句话不严密，一个段落不清晰，就会有损于民族的尊严和国家的利益，以致带来严重的国际影响。所以，涉外文书的写作不允许有半点疏漏之处，不容有丝毫麻痹大意思想。