外事计划一般由标题、主送机关、正文和落款组成。
(一)标题 有二因素、三因素和四因素标题法三种。
(二)主送机关 即上级机关或业务主管部门名称。
(三)正文 一般由开头、主体和结语三部门组成。
主体：主体部分的写法，可以多种多样，常见的形式有文件式、条款式和表格式三种。
结语：写希望和要求，也有用“此计划，望各单位认真执行”结束全文。
(四)落款 说明制订计划的单位名称、订计划的日期，如果标题中有单位名称，落款时可以省略。
【范例】： 辽宁省教委一九九一年出访计划
辽教委外字〔1990〕471号
省外办：
根据我省教育事业发展的需要，省教委拟在1991年组织五个团组赴苏联、美国、日本、德国、朝鲜民主主义人民共和国进行教育交流考察和一名教委领导赴美参加美中师范教育联合会第四届年会。通过国际间的教育交流取人之长，补我之短，进一步推动我省教育事业向前发展。具体团组和人员如下：
一、赴苏联俄罗斯苏维埃联邦共和国教育友好交流代表团
根据《辽宁省同俄罗斯苏维埃联邦社会主义共和国1990—1992年合作主要方向纲要》中的内容，关于教育方面的条款提到：“双方将协助有关教育机关在高等、中等、专业教育和一般教育范围内建立直接联系，合作进行科研项目，交换教员、进修生、留学生、教材和教学参考资料，采用各种方式相互培养干部等”。苏方态度积极，愿与我进行广泛的交流。90年12月3日我委又接到苏联远东大学、伊尔库茨克人民教育委员会发来的邀请，邀请我委陶增骈副主任在适当时机带队组团赴苏考察访问。
为了加强与苏方教育主管部门和学校之间的联系，了解对方的教育现状和发展情况，落实意向性合作建议，我委拟于91年3月份派5人代表团赴苏联考察访问。由省教委副主任陶增骈同志带队，吸收有关高校领导同志参加，用两周时间，访问俄罗斯共和国的高等教育部和人民教育部以及有关高等院校和中等专业学校，在考察的同时，逐项落实上述交流计划。
费用：往返国际旅费的人民币由参加人员单位负担，外汇额度请省里协助解决。入境后费用由对方负责。
二、赴美国高校友好交流团
我省出国留学人员大部分在美国，为了加强对这部分人员管理，我委拟于91年上半年派5人代表团赴美慰问。由省教委副主任卢鸿德同志带队，吸收省人事厅、安全厅及有关方面人员参加。用两周时间，到美国有我留学人员的高校进行考察、慰问。宣传祖国的大好形势，了解留学人员的意见和要求，把省委、省政府领导以及学校领导、师生对他们的殷切希望带去，以此感化教育他们学成按时回国作贡献。
费用：往返国际旅费人民币由参加人员单位自负，外汇额度请省里协助解决。入境后费用由对方负担。
三、赴朝鲜教育考察团
朝鲜民主主义人民共和国教育事业比较发达，尤其基础教育更为先进。为了了解学习朝鲜基础教育发展情况，我委拟于91年下半年派5人代表团赴朝考察访问。由省教委主任王纯山同志带队，吸收有关方面人员参加，用15天时间，考察访问朝鲜的大学、中学、小学、幼儿园。学习他们在教育管理方面的经验、加强德育教育的经验以及大学招生、分配方面的经验。另外，我省每年有高中生赴朝留学，我们也想就派遣留学生和留学生教育方面做些必要的探讨。请纳入省交流项目。
费用：国际往返旅费人民币由参加人员单位负担，外汇额度请省里协助解决。入境后费用由对方负担。
四、赴德国职业技术教育和高等专科教育考察团
德国职业技术教育和高等专科教育比较发达。他们实行的职业技术教育双元制，被视为德国发展工业生产的“秘密武器”。为进一步推动我省职业技术教育和高等专科教育向前发展，使其更好地为发展我省工农业生产服务，我委拟于91年下半年，派五人代表团，用十天时间，赴德国访问，由省教委副主任郭燕杰同志带队，吸收有关方面人员参加。
费用：往返国际旅费人民币由参加人员单位负担，外汇额度请省里协助解决。入境后费用由对方负担。
五、赴日本中小学教育督导考察团
我省中小学教育督学制度刚刚建立，亟待完善，特别是对中小学教育质量的评估还缺乏实践经验。日本教育督导制度建立较早，有许多可以借鉴的做法。为此，我委拟于91年下半年派5人代表团，由省教委胡国有副主任带队，用10天时间，赴日考察访问。请纳入地方友好交流项目。
费用：往返国际旅费人民币由参加人员单位负担，外汇额度请省里协助解决。入境后费用由对方负担。
六、应美国民间组织美中师范教育联合会的邀请，我委王纯山主任于91年4月赴美参加美中师范教育联合会第四届年会。以促进双方师范教育的交流与发展。
费用：往返国际旅费人民币由我委负担，外汇额度请省里协助解决。入境后费用由对方负担。
望列入省出访总体计划。
辽宁省教育委员会(公章)
一九九〇年十二月十一日
关于接待日本国际交流基金官员的计划
辽高教外字〔1987〕83号
辽宁省科委：
应国家教委外事局的邀请，日本国际交流基金日本语研究部伴美喜子将于今年四月五日至十八日来华访问，了解我国日语教学情况。接国家教委通知，伴美喜子于四月十二日至十四日来沈访问。根据国家教委的要求，现将接待计划安排如下：
一、外宾抵离沈阳时，由省高教局外事处一名负责同志负责迎送，晚间安排一次宴请。
二、四月十三日上午，伴美喜子参观辽宁大学；下午参观沈阳故宫、北陵。
三、四月十四日上午九点四十分乘209次火车去长春市。
四、伴美喜子在沈期间的食宿费及离沈去长春的火车费自理，市内交通费由省地方外事费列支。
辽宁省高等教育局(公章)
一九八七年四月七日