(一)标题 一般有三种标题方法，一是三因素公文标题法，二是两因素公文标题法，三是文章标题法。
(二)正文 一般由前言、主体和结语三个部分组成，前言主要写会议召开的基本情况，如会议名称、时间、地点、议题、人数、开法、效果等。主体是写会议上反映的情况，研究决定的问题，或对一些问题的认识、解决问题的主要意见、措施等。结语有多种内容和方法，不过有的纪要无结语。
(三)落款 注明会议纪要的作者和时间。
【范例】： 关于秦皇岛市进一步对外开放问题的会议纪要
(会议情况部分略)
会议研究决定的主要内容是：
一、秦皇岛市进一步对外开放，利用外资，引进先进技术，要从本地的具体情况出发，优先搞好老企业的改造。围绕玻璃、轻纺、食品饮料、旅游工艺品等重点行业，组织起来，配套成龙，上质量、上品种、上水平、上能力，带动全市工业的发展，使产品有竞争力，经济效益明显提高。对在秦皇岛老市区开办中外合资、合作和外商独资经营的生产性企业，其企业所得税率可以适当降低。
二、会议同意秦皇岛市在以主要力量抓好现有企业技术改造的同时，创造条件逐步建设经济技术开发区。关于旅游开发区要抓紧合资兴办几座现代化宾馆，学习推广国外的先进管理经验。同时，要在统一规划下，发动群众搞旅游设施建设，为国内游客服务。
三、要采取有力措施尽快改变邮电通信设施的落后状况。
四、会议同意北京、秦皇岛市和交通部联合筹建海上贮木场。
五、关于铁路交通，会议决定：(1)将秦皇岛市地方铁路向北延伸40公里。(2)抓紧在北戴河车站附近兴建专列停车线。(3)秦皇岛市的主要交通道口都要逐步建设立交桥。
六、秦皇岛市电力紧张的状况亟待解决，会议同意兴建一座20万千瓦的热电厂。
七、为从根本上解决秦皇岛市城市供水问题，应引青济秦，即在青龙河桃林口滚水坝上游，修建80至90公里输水管工程，把两个流量的水引进市内。
八、关于建煤气厂的问题，由国家有关部门研究提出意见。
九、秦皇岛市有条件的大型生产企业经经贸部批准，可以成立工贸、技贸结合的经济实体，直接对外谈判。
十、秦皇岛市的口岸工作(包括运输计划平衡、装卸疏港、口岸管理)要进一步加强。在市政府领导下，口岸办公室要全权处理口岸工作的各种矛盾。
十一、要下大力气培养各方面的专业人才。会议认为，秦皇岛市可以先从建好几所中等专业学校着手，也可请有条件的大学在秦皇岛市建分校，加快人才的培养，以应当前之急需。
会议指出，面对当前全面进行经济体制改革和进一步对外开放的新形势，秦皇岛市一定要在抓好经济建设的同时，搞好社会主义精神文明建设，在河北省委、省政府的领导下，解放思想，扎实工作，尽快开创开放与改革的新局面。
辽宁省外国专家工作座谈会议纪要
十月十七日至十九日上午，省外办在沈阳召开了全省外国专家工作座谈会。十三个市外办主管专家工作的主任和二十八所大专院校外事处长，以及介绍经验的有关工厂的负责同志共五十余人参加了会议。省长助理闻世震同志、国务院外国专家局副局长陈宝琛同志、省外办副主任赵子良同志、高忠茂同志出席了会议。
闻世震省长助理代表省政府讲了话，勉励大家要努力做好外国专家工作，为四化建设服务。陈宝琛副局长传达了中央领导同志对做好外国专家工作的重要指示。并就如何开展好这项工作提出了具体要求和希望，与会者受到很大启发和鼓舞。座谈中大家表示要不辜负中央和领导同志的期望，解放思想，开拓前进，把外国专家工作做好，为四化建设做出新的贡献。
会上传达了外国专家局今年六月在太原召开的华北、东北、西北各省、市、自治区外办归口管理外国专家工作座谈会精神。总结、交流了全省外办归口管理外国专家工作以及如何搞好经济专家和文教专家工作的经验。与会者认为，座谈会开得紧凑，收获不小。归纳起来有三点：
(一)进一步提高了对做好外国专家管理工作重要意义的认识。更加明确认识到外国专家是我们引进的活的智力，是加速实现我国四个现代化不可缺少的力量。做好外国专家工作是我国社会主义建设时期具有战略意义的一项重要工作，是外事工作重要组成部分，是直接为四化建设服务的工作。为此，要清除“左”的思想影响，不断研究新情况，总结新经验，探索新路子，坚持不懈地努力搞好外国专家管理工作。
(二)沟通了情况，交流了经验，明确了今后工作方向。会上介绍的七个典型经验，各有特色。有市外办如何归口管理外国专家工作，组织协调社会各有关部门共同做好外国专家工作的经验；有工厂企业通过引进设备、引进技术如何重视专家工作，做细致周到的服务工作，调动外国专家的积极性，充分发挥他们的作用，将技术学到手，既交朋友又学技术的经验；有学校如何博采众长，取其精华，为我所用，培养人才的经验。这些经验的共同点是，各单位都深入认真贯彻了中央有关批示，千方百计为外国专家服务好，解除专家的后顾之忧，搞好合作共事，利用他们的知识、技术、经验为我四化建设服务。
(三)与会者深刻认识到要做好外国专家工作，就要不断提高从事这项工作的人员素质，使他们有能力、有经验做好外国专家工作。当前要着重提高思想水平、政策水平、工作水平。做好外国专家工作，要有克服困难的决心，要具有战略眼光，要从党和国家的大局利益出发，做好本职工作。每个做外国专家工作的人，应成为宣传员、服务员、安全员。尽职尽责，兢兢业业，将外国专家工作做得好上加好。
与会者一致表示，在党的十二届四中全会、五中全会精神的鼓舞下，深入学习、宣传、贯彻中央领导同志关于外国专家工作的有关指示，积极努力做好外国专家工作，为我省四化建设做出新的贡献。
一九九〇年经济特区工作会议纪要
(一九九〇年三月二十日)
二月五日至八日，国务院在深圳召开经济特区工作会议，参加会议的有深圳、珠海、汕头、厦门、海南五个经济特区的负责同志，广东、福建、海南三省人民政府和国务院有关部门的负责同志。田纪云副总理主持了会议。二月八日，李鹏总理专程到会听取汇报，作了重要讲话。会议交流了各经济特区的工作情况，讨论了贯彻落实党的十三届五中全会精神，进一步抓好治理整顿和深化改革，更好地发展外向型经济，充分发挥对外开放窗口和基地作用问题，现纪要如下：
一
会议认为，一九八六年经济特区工作会议以来，特区按照国务院批准的工作方针，把经济工作重点从初创阶段的“搭架子、打基础”转到“抓生产、上水平、求效益”方面来，努力发展以工业为主、工贸结合的外向型经济，取得了显着成果。一九八九年五个经济特区的工业总产值达到二百四十亿元，比一九八五年增长了二点四倍，初步形成了具有轻、小、精、新等特色的工业结构，成为我国地区经济发展最快的地方。外贸出口值达到三十八点五亿美元，占全国出口总额的8．9%。特区自产工业品出口率不断提高，接近40%，深圳已达到58．4%。实际吸收外商投资累计达到四十二亿美元，占全国的四分之一以上。外商投资从非生产性项目和一般加工项目向技术水平较高、规模较大的项目发展。随着经济的发展，特区的财政收入不断增加，外汇收支平衡并略有结余。经济特区在发展外向型经济的同时，积极开展与内地的经济联系。通过内联企业和多种合作方式传递信息、转移技术、拓展贸易、培训人员等，日益成为内地企业联系国际市场的重要窗口，在全国的经济生活中发挥了积极作用。实践说明，经济特区的发展方向是正确的，成绩是显着的，并且逐步摸索出一套建设特区的经验。应当认真总结这些宝贵经验，通过治理整顿和深化改革，把经济特区办得更好。
二
会议指出，经济特区要在治理整顿和深化改革中求稳定、求提高、求发展，积极吸收利用外资和引进先进技术，更有成效地扩展对外贸易和经济技术交流，把外向型经济提高到新水平，在沟通内外经济技术联系，出信息、出技术、出经验、出人才和扩大出口创汇、增加社会积累等方面更好地为全国服务，在服务中进一步发展壮大。为此，要着重抓好以下几个方面的工作：
(一)把治理整顿和深化改革的方针具体贯彻落实到特区工作中去。今明两年全国经济工作总的要求是：加强治理整顿，进一步深化改革，使国民经济逐步走上持续、稳定、协调发展的道路。经济特区要引导广大干部群众把思想统一到五中全会精神上来，认真搞好治理整顿工作。要继续控制固定资产投资规模，按照发展外向型经济的要求，调整产业结构，引导投资方向。把有限的财力主要用在基础设施项目、产品出口项目和技术先进项目上，注重提高经济素质和投资效益。要严格按照国务院规定的政策，认真深入地做好整顿公司、整顿市场秩序的工作、使流通领域做到活而有序。要控制劳务费用的增长，提高劳动生产率，保持吸引外商投资的优势，提高产品外销的竞争能力。要立足于特区初步积累的经济实力，发挥处于对外开放前沿的有利条件，大力开拓外销市场。只要产品适销对路，企业经济效益好，生产发展速度可以而且应该比全国高一些，为国家克服当前的暂时困难作出贡献。海南特区的开发建设处于起步阶段，发展规划要有利于发挥自己的优势，有计划、有重点、有步骤地进行开发建设，国家继续从各方面给予支持
(二)进一步改善投资环境，更有成效地吸收外商投资。通过吸收外商投资、带进资金、技术、管理经验和国际市场销售渠道，是发展外向型经济的重要媒介。特区要进一步把这个环节抓好，抓得更有成效。要按照国家吸收外资的产业政策和特区发展外向型经济的要求，引导外商投资方向。要在提高加工工业水平的基础上，有计划地引进一些原材料工业和基础元器件工业项目。增强产品的综合配套能力。要积极发展与国际上有经济技术和经营销售实力的大企业合作，争取兴办一批技术先进、效益较高、外销能力强的骨干项目。同时，还要继续举办“两头在外”，投资少、周期短、收效快的项目。
特区改善投资环境，首先要帮助已经投产开业的企业，特别是对外影响大、投资规模大的原材料、元器件工业企业，落实建设和生产经营条件。厦门特区还要重点帮助办好台商投资企业。要不断改进管理，简化办事程序，提高办事效率，为企业提供高质量服务；同时要强化监督机制，不断总结经验，提高监督管理水平。深圳、厦门等特区都面临着供电、供水、交通运输、通讯等基础设施急待改善的问题，要搞好已经批准的机场、港口、电厂等重大设施项目的建设。要积极吸收外商投资搞基础设施，尽快使这方面条件有较大的改进。
(三)积极调整产业结构和产品结构，增强国际交换和竞争能力。特区要把发展外向型经济的步子迈得更大些，关键是拓展国际市场，扩大产品出口能力。要进一步提高特区自产产品的出口比重，对国际市场适销，国内原材料短缺的产品，应大力发展进料加工，来料加工、补偿贸易、实行“两头在外”，并努力提高净创汇率；对国际市场适销，国内原材料比较宽裕的产品，应组织深加工，实现高增值出口。
特区发展外向型经济，必须把提高经济效益放在首位，逐步实现由过渡型向效益型转变。特区的产业结构和产品结构，不能停留在目前以劳动密集产业为主的状态，要大力推动科技进步，向技术密集产业转变。要总结推广办好集团企业的经验，培植一批工贸技结合的集团企业，把产品的开发和生产统一起来，把供销两头密切联系起来，形成关联企业协作配套的整体竞争能力。要联合内地企业和科研单位，搞好合作，加强应用技术的二次开发，创制新产品、新花色、新款式、新功能，把特区的产业和产品提高到一个新水平。深圳特区要进一步加强开拓海外市场的能力，逐步建立国际信息，销售网络，发展远洋贸易。发展在深圳接订单、搞开发、做设计，把加工制造由内在扩散的业务转变为外向型经济，更好地发挥窗口和基地作用。
特区要重视农业，尤其是海南特区。要有计划地组织农业开发，发展创汇农业产品。注意保护耕地，保护农业生态环境。
(四)适应发展外向型经济的需要，继续深化改革，建立有效的宏观调控机制和富有活力的企业经营机制。
特区经济是国家有计划的商品经济的组成部分，特区经济运行机制同样要实行计划经济与市场调节相结合的原则。由于特区的主要任务是发展外向型经济，市场调节的作用要发挥得更充分一些，调节的范围可以大一点，方式可以灵活一点。加强计划指导和宏观调控，正是为了引导特区经济向外向型发展。特区的经济体制改革要遵循这一方向进一步深入和完善。正在进行的各项改革措施，要继续深入探索，不断总结经验。在搞活经济、增强企业自我发展活力的同时，必须把宏观管理抓好，强化企业自我约束的机制，以有效的管理调控，指导和促进开放搞活。要进一步加强经济法规建设，使特区经济管理逐步实现制度化、法制化。
三
会议强调，加强社会主义精神文明建设是特区建设的一个重要方面。特区的干部在频繁的对外经济交往中，在吸收利用外资、学习国外先进技术和管理经验的同时，政治上必须保持清醒的头脑。要坚持四项基本原则，加强思想政治工作，保持正确的政治方向。对敌对势力的“和平演变”阴谋，对资产阶级自由化，对腐朽生活方式的侵蚀，要保持高度的警觉，进行有效的斗争。
要加强党的建设，发挥党组织的战斗保垒作用，发扬密切联系群众的优良作风，深入进行思想政治教育。各级领导干部要带头学好马列着作、毛泽东着作和邓小平着作，理论联系实际，经常深入基层，深入群众，发扬求实精神，指导特区的各项建设。要发扬勤俭建国、艰苦奋斗的优良传统，加强廉政建设，建立和完善民主监督制度，克服消极腐败现象。
要普及和提高文化科学教育，加强职业道德，倡导移风易俗。对社会上出现的“六害”和各种丑恶现象，要运用法律的、教育的武器予以扫除，常抓不懈。对海外黑社会的渗入，必须密切注视，坚决打击，解决在萌芽状态。特区在经济不断繁荣，人民生活不断提高的同时，要努力创造一个安定的社会环境，使人民安居乐业，使投资者放心，更好地显示出社会主义精神文明的新风貌。
四
会议强调，要继续认真执行中央和国务院制定的对经济特区的各项特殊政策措施。各级有关部门在制定经济管理具体措施时，应从特区的实际情况出发，允许其有一定灵活性，支持特区更好地发展外向型经济。根据党的十三届五中全会提出的“经济特区和沿海开放地区的基本政策措施不变，并在实践中逐步加以完善”的精神，针对当前实际工作的需要，会议明确以下几点：
(一)特区固定资产投资规模控制和建设项目审批权限，仍按国务院对经济特区的现行规定执行。对于符合产业政策、有利于特区改善产业结构，经济效益好的项目，投资规模指标不足时，特区可报请国家计委适当调整增加。在国家计划确定的投资总规模内，符合国家的产业政策，经批准可行性研究报告的外商投资企业的开工，由特区自行决定。但对我内地单位在海外及港澳地区兴办企业的法人代表，返回内地投资的企业开工，仍需按原有规定程序报批。
(二)为了与特区投资项目审批权限相衔接，特区人民政府审批出让国有土地使用权的批准权限为耕地一千亩以下或其他土地二千亩以下。超过限额，应经省报国务院审批。
(三)年度人民币信贷计划，深圳继续实行切块安排，厦门、珠海、汕头特区仍实行戴帽下达的办法。请中国人民银行总行根据经济特区经济发展的实际需要，适当增加与外商投资配套的资金和流动资金贷款指标。年度外汇信贷管理办法不变，请中国银行根据特区外汇存款增加的情况，对效益好的重点项目所需外汇贷款给予支持安排。
特区自借自还的对外借款，仍按现行办法实行国家计划指标控制。筹借商业贷款需要担保的，可商请中国银行或经批准的其他金融机构承保，也可由各特区指定一家外汇资金充足、对外信誉良好的特区金融性企业经国家外汇管理局批准后，对外承保。
(四)特区一般贸易收汇仍实行按净创汇“倒二八”分成的办法。为解决计算分成、结算留成外汇时间过长，影响外汇周转速度的问题，可采取预拨留成外汇的办法。由当地外汇管理部门按上一个月机电产品收汇的100%，其他商品收汇的80%预拨留成外汇，每季结算，多退少补。特区经营进出口业务的企业和以进养出的生产企业的留成外汇，可申请当地外汇管理部门，将部分留成外汇买成现汇，用于经常性的外汇资金周转。卖汇总额由当地外汇管理部门报国家外汇管理部门批准。
(五)特区进口属于国家实行配额和许可证管理的生产性特资，深圳、厦门和海南特区每年按实际需要直接向国家有关主管部门申报计划；珠海、汕头特区应先向省申报计划，经平衡后再向国家有关主管部门申报、戴帽下达，在批准数额内，领取进口许可证并组织进口。
继续允许特区外贸企业、工贸企业自营特区自产产品(除统一经营的一类商品外)出口，适当增加特区自产产品出口的配额和许可证数额，并简化审批办证手续。经贸部驻广东特派员办事处派出小组到珠海、汕头两特区就地发证。对已批准的外商投资企业的产品，因出口商品类别和实行许可证的商品范围调整，应本着重合同、守信誉，不追溯既往的原则，尽力保证其按批准的生产规模领证出口。
(六)允许深圳在海关的保税仓库制度基础上，试办保税生产资料市场，统一组织生产资料进口，供应特区内企业，以逐步改变由于各企业自行零星进口而产生的难以集中管理、有些企业利用转让定价转移利润等弊端。具体实施和管理办法，由国务院特区办公室会同经贸部、物资部、海关总署和国务院机电产品进口审查办公室等部门商订。
中华人民共和国××部和××国××部
第×次首席代表会议纪要
中华人民共和国××部和××国××部第×次首席代表会议，自一九××年×月×日至×月×日在××(地名)举行。
参加会议的人员：中方代表团团长、××部副部长××等×名代表和×名随员；×方代表团团长、××部副部长×××等×名代表和×名随员。
双方为进一步维护中×两国边境地区的安全和社会秩序，建立和密切中华人民共和国××部与××国××部的相互合作关系，增进两国人民的友谊和团结，经过友好协商，就下列问题取得了一致意见：
一、××××××××××××。
二、××××××××××××。
三、××××××××××××。
本纪要自签字之日起生效。
(此处空一行)
本纪要于一九××年×月×日在××(地名)签订，一式两份，
MINUTES OF THE…MEETING
BETWEEN
THE CHIEF REPRESENTATIVES OF
THE MINISTRY OF…OF
THE PEOPLE’S REPUBLIC OF CHINA AND
THE MINISTRY OF…OF…
The…meeting between the Chief Representatives of the Ministry of…of the Peoples Republic of China and the Ministry of…of…was held in…(place)from…(date)to…(date)。
Participants：a…member Chinese Delegation headed by…，Vice Minister of the Ministryof…．and…assistants；a…－member…Delegation headed by…，Vice Minister of the Ministry of…，and…assistants．
For the purpose of further maintaining the security and public order of the border areas between China and…，establishing and promoting cooperation between the Ministry of…of thepeople’s Republic of china and the ministry of…of…and enhancing friendship and solidarityof the two peoples，the two sides have reached agreement through friendly consultations on thefollowing issues：
1．……
2．……
每份都用中文和×文写成，两种文本同等作准。
(此处空4-6厘米)中华人民共和国
× × 国
××部首席代表
××部首席代表
(本人签名)
(本人签名)
3．……
This minutes of the meeting shall enter into force on the date of its signature．
Done in duplicate in．．．(place)on．．．(date)in the Chinese and．．．languages，both textsbeing equally authentic．
(Signed)(Signed)
Chief Representative of Chief Representative of
the ministry of…of
the Peoples Republic of the Ministry of．．．of．．．
China
中华人民共和国××部代表和
××国××部代表会谈纪要
中华人民共和国××部代表和××国××部代表就×××问题举行了会谈，并纪要如下：
××××××××××××××××××××××××××××××。
(此处空一行)
本会谈纪要于一九××年×月×日在××(地点)签订，一式两份，每份都用中文和×文写成，两种文本同等作准。
(此处空4-6厘米)
中华人民共和国××部 ××国××部
代表 代表
(本人签名) (本人签名)
MINUTES OF TALKS BETWEEN THE REPRESENTATIVE OF THE MINISTRT OF…OF THE PEOPLE’S REPUBLIC OF CHINA AND THE REPRESENATIVE OF THE MINISTRY OF．．．OF．．．
AND
The Representative of the Ministry of．．．of the Peoples Republic of China held talks withthe Representative of the Ministry of．．．of．．．on the question of． ． ．The minutes of the talksread as follows：
……
Done in duplicate in．．．(place)on．．．(date)in the Chinese and．．．languages，both teftsbeing equally authentic．
(Signed)(Signed)
For the Ministry of．．．of the For the Ministry of．．．
Peoples Republic of China of．．．