换文一般由三部分组成：
(一)上款 写收文机构名称或收文的机构名称及其个人职务、姓名和称呼。上款要顶格写，后加冒号。
(二)正文 正文一般分三部分写：开头写表示问候或致意的语句；主体写换文的具体内容；结尾大多写致敬语，如“顺此向阁下表示敬意”、“顺致崇高的敬意”等。也有用习惯用语作结的，如“以上如蒙复函确认，本函和××的复函即作为××的一项协议”。
(三)下款 写发文机构名称、日期。
【范例】： 中日两国政府关于在中日航线上的地点
设立代表机构的换文
(一)我方去文
日本驻中华人民共和国大使馆：
中华人民共和国外交部向日本驻中华人民共和国大使馆致意，并谨通知如下：
根据1974年4月20日签订的中华人民共和国和日本国航空运输协定(以下简称“协定”)第十五条第一款规定，经双方主管当局协商，一致确认：
根据协定，为经营协议航班，缔约一方的空运企业在缔约的另一方的领土内规定航线上的地点设立代表机构，代表机构的人员，除当地雇佣者外，自增加第七班之日起，双方人数各自不超过24人。
顺致崇高的敬意。
中华人民共和国外交部(印)
1979年8月29日于北京
(二)对方来文
中华人民共和国外交部：
日本驻中国大使馆向中华人民共和国外交部致意，并荣幸地通知：
根据1974年4月20日签订的日本国和中华人民共和国航空运输协定(以下称“协定”)第15条第1款规定，本日经双方主管当局协商，一致确认如下：
根据协定，为经营协议航班，缔约一方的空运企业在缔约另一方的领土内规定航线上的地点设立代表机构，代表机构的人员，除当地雇佣者外，自两缔约国各自指定的航空企业增加第七班之日起，双方人数各自不超过24名。
日本驻中华人民共和国大使馆(印)
1979年8月29日
中多关于中国向多哥无偿提供农机具的换文
(一)我方去文
多哥共和国外交和合作部：
中华人民共和国驻多哥共和国大使馆向多哥共和国外交和合作部致意，并荣幸地通知贵国政府：
中华人民共和国政府赠给多哥共和国政府的第二批农业机械，贵部于1975年8月8日No．DE／4139号复函确认，同时提出，其中尚有部分待运的农业机械和材料，具体名称、数量详见附表一。
上述农业机械和材料，中华人民共和国政府至1978年8月31日止，已向多哥共和国政府陆续交付完毕，详见附表二(即交接清单)。如蒙复函确认，我们不胜感谢。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国驻多哥大使馆(印章)
1978年11月29日于洛美
(二)对方来文
中华人民共和国驻多哥共和国大使馆：
多哥共和国外交和合作部向中华人民共和国大使馆致意，并根据1978年11月29日第M019／78号关于向多哥政府无偿提供第二批农业机械的来照。荣幸地向大使馆确认接受了下述物资：
(物资种类和数量同我方去文表一。——略)
多哥共和国外交和合作部对中国大使馆的友好合作表示感谢。
顺致崇高的敬意。
多哥共和国外交和合作部(印章)
1979年2月9日于洛美
(一)对方发函
(译文)
中华人民共和国
国家科学技术委员会委员
×××先生
先生：
我荣幸地提及××××年×月×日签署，并于××××年×月×日延长到××××年×月×日的××国和中华人民共和国政府部门间××××协定。
我谨通知你，根据协定第×条，××国××部提议将该协定从××××年×月×日起延长到×月×日。其目的在于有充分时间来完成修改协定，并完成将修改后协定的有效期延长×年的谈判。
如中华人民共和国国家科学技术委员会同意上述文字，本函和你的答复将构成两国政府部门间的协议，并将于你复函之日起生效。
请接受我崇高的敬意。
××国驻华大使馆公使衔参赞 (本人签名)
一九××年××月××日于北京
(I)Letter from a Foreign Embassy
Mr．…
Member of the State Science and Technology Commission
THE People’s Republic of China Beijing，date
Mr．…，
I have the honour to refer to the Inter-departmental Agreement on…between the Governments of…and the People’s Republic of China，which was signed on…and extended on…until．…
I have the honour to inform you that in accordance with Article…of the Agreement，the Ministry of…of…proposes that the Agreement be extended from…to…．This pro
posal will allow ample time to amend the Agreement and to complete negotiations on a…year extension of the amended agreement．
Should the State Science and Technology Commission of the People’s Republic of China agree to the above content，this letter and your letter of reply will form an inter-departmental agreement between the Governments of the two countries，which shall enter into force oh the date of your letter of reply．
Please accept，Sir，the assurances of my high consideration．
(Signed)
Minister-Counselor of
the…Embassy in China
(二)我方复函
×国驻华大使馆
公使衔参赞××××先生
先生：
我谨代表中华人民共和国国家科学技术委员会确认已收到你××××年×月×日关于延长中×政府部门间××××协定的来函。
我谨通知你，鉴于中×双方就×方提出的关于修改两国政府部门间××××协定的协议达成一致意见，根据××××年×月×日签署的关于延长两国政府部门间××××协定的协议的第×条，中华人民共和国国家科学技术委员会同意将上述协定延长到××××年×月×日。
中华人民共和国国家科学技术委员会同意，本函和贵方来函正式构成两国政府部门间的协议，并自本函发出之日起生效。
顺致崇高的敬意。
中华人民共和国国家科学技术委员会委员
(本人签名)
一九××年××月××日于北京
(Ⅱ)Letter of Reply from the Chinese Side
(Translation)
Mr．…
Minister-Counselor
Embassy of…in China
Beijing，date
Mr．…，
On behalf of the State Science and Technology Commission of the People’s Republic of China，I have the honour to acknowledge receipt of your letter dated…on the extension of the Inter-departmental Agreement on…between the Governments of China and…．
I have the honour to inform you of the following：as the Chinese and…sides have agreed on the Draft Agreement on Amendments to the Inter-departmental Agreement on…be tween the governments of China and…which was proposed by the…side，and in accordance with Article…or the Agreement on the Extension of the Inter-departmental Agreement on…between the Governments of China and…signed on…，the State Science and Technology Commission of the People’s Republic of China agrees to extend the aforementioned Agreement until…．
The State Science and Technology Commission of the People’s Republic of China agrees that this letter and Your Excellency’s letter shall officially form an inter-departmental agreement between the Governments of the two countries，which shall enter into force on the date of this letter．
Please accept，Mr．Minister-Counselor，the assurances of my high consideration．
(Signed)
Member of the State Science and
Technology Commission of the
People’s Republic of China
(一)我方发函
×××(首都名称)
××国××部部长××阁下
阁下：
我谨代表中华人民共和国××部确认，我们双方就××问题，进行了友好协商，达成谅
解如下：
一、×××××××××××。
二、×××××××××××××。
三、×××××××××××。
上述内容，如蒙阁下复函确认，本函和阁下的复函即成为中×两国政府部门间的一项协议，并自阁下复函之日起生效。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国××部部长 (本人签名)
××××年××月××日于北京
(I)Letter from the Chinese Side
Beijing，date
Your Excellency，
I have the honour to confirm，on behalf of the Ministry of…of the People’s Republic of China，that our two sides have reached the following understanding on the question of…through friendly consultations：
1．……
2．……
3．……
If the above points receive Your Excellency’s confirmation in a letter of reply，this letter and your letter of reply shall form an agreement between the two Ministries of the Governmentsof China and…and shall enter into force on the date of the letter of reply．
Please accept，Your Excellency，the assurances of my highest consideration．
(Signed)
Minister of…of
the People’s Republic of China
His Excellency…
Minister of…of…
(Capital)
(二)对方复函
北京
中华人民共和国××部部长×××阁下
阁下：
我谨收到阁下××××年×月×日的来函，内容如下：
(照录我方去函)
我谨代表××国政府××部确认阁下上述来函的内容。
顺致最崇高的敬意。
××国××部部长(本人签名)
一九××年××月××日于××
(Ⅱ)Letter of Reply
Place，date
Your Excellency，
I have the honour to acknowledge receipt of your letter dated…(date)，which reads as
follows：
“(copy of the letter from the Chinese side)”
I have the honour to confirm，on behalf of the Ministry of…of the Government of…
，the above points．
Please accept，Your Excellency，the assurances of my highest consideration．
(Signed)
Minister of…of…
His Excellency…
Minister of…
The People’s Republic of China
BEIJING