通用公文，又称公务文件，或简称公文、文件等(党政机关多数情况简称文件)，是我国党政机关、人民团体或法定机关与组织(主要为企事业单位)处理公务时使用的书面材料。这些材料按照特定的体式，经过一定的处理程序制成，是我国党和政府组织机关发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载工作活动的一种工具。
公务文书作为我国各类党政机关普遍使用的一种经过按特定体式、经过特定程序制定的一种记录和传递信息的书面文字，它是随着我国社会的发展和科学的进步逐渐发展演变而来的。我国甲骨文和金文中的许多刻辞，实际上是殷商时期统治集团用以进行占卜、祭祀和狩猎等活动的文书。我国最早的一部文集《尚书》中，属于商周两朝的文字，大部分也都是由史官执笔的官方文告。如《汤诰》、《大诰》、《康诰》是商汤、成王、周公发布的告民文书；《汤誓》为商汤讨伐夏桀时的誓师之辞；《文侯之命》属周平王对晋文公的训令；等等。中国古代这种公文种类随社会生活的发展日趋繁多的状况，既可说明公文发展与社会发展的关系，还导致了我国古代特有的文体学的极端发达。南北朝时着名的文艺理论家刘勰着成《文心雕龙》一书，该书用了将近一半的篇幅来论述所有的各种文体，除诗、赋、乐府等少数纯“文学”的文体外，还有众多的应用公文，如颂、赞、祝、盟、铭、箴、谏、碑、哀、吊、杂文、史传、论、说、诏策、檄、移、封禅、章、表、奏、启、议、对、书、记等。而《书记》等大类中又还包括谱、籍、簿、录、方、术、占、式、律、令、法、制、符、契、券、疏、关、刺、解、牒、状、列、辞等各种具体的体式。可见我国古代公文写作方面的文化遗产也是极为丰富的，值得我们深入整理与研究。
当然，我们这里所说的公务文书，指的是现今党政机关、政府组织、企事业单位使用的文字材料，它同古代公文虽有一定联系，但却有质的区别。另外，它同人们日常交换、阅览的报刊、图书、资料等表达思想、交流信息的工具也不尽相同，有着自己一些独有的特点。
首先，公务文书必须是由法律授权的特定的作者制成和发布的。法律授权的特定作者，通常称为法定作者，指依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的组织和个人。党政机关、团体、企事业单位及其依法选举出的领导人，应该说都是一定范围内的法定作者。公务文书的作者为法定作者，这就使公务文书与其它报刊、图书、资料上发表的着作、文章在来源上区别开来。我国公务文书的法定作者具体来讲有依据国家《宪法》和《组织法》建立的全国人民代表大会和地方各级人民代表大会，国务院和各省、市、自治区、县人民政府，党的中央委员会和地方各级委员会，各级军事机关，依法成立的各企事业单位和人民团体，以及国家机关或政府领导人等。这里的国家机关或政府领导人之所以也被视为法定作者，是因为他们制作公文和发布公文时并不以个人身份出现，而是代表了他所在的机关的身份，是行使其所在机关的法定职权的一种表现，所以也是法定作者。同时，国家机关领导人是经过一定法律程序依法选举的，代表其所在机关的身份，是其法定权利的一部分。
其次，公务文书具有法定的权威和效力，是政治性和权威性极强的文件。公务文书与一般的着作或文章不同，它是党和政府机关传达办事意图和记录工作活动的一种工具，是机关的喉舌，代表机关发言，因而实际上也就是党和政府管理党务和国家政务的一种形式。每份文件都代表着它的制发机关的决断和政治意图、政策和职权，收到机关可以依照公文的内容指导党和政府的活动，作为自己办事的凭证，所以说公务文书具有极强的政治性和政策性。
公务文书还具有法定的权威性和效力。这种权威性和效力来自它的制发机关的权威和合法地位，决定于它的制发机关的法定职权和工作权威。
每一份具体的公文，都有它的特定效用，代表了他的制发机关赋予它的具体使命。如：“指示”要求下属机关贯彻执行，“决定”要求下级机关完成执行，“通知”要求下级机关了解，“报告”要求上级机关阅复，等等，尽管这种发生效力的时限或长或短，或速或迟。
再次，公务文书具有特定的体式和语体，并需经过一定的处理程序。
公务文书的这一特点，是为了维护它的严肃性，保证它的权威和效力的需要，也是方便公文处理工作的必然要求。公文这种体式和语体方面的特点与规定，主要指公文在文体、格式、程式、用语措辞等方面有统一的规范与标准，任何机关不能标新立异，自搞一套。公文的制发和收文也必须经过一定的程序，任何人不得擅自处理。语言必须要平实、得体、明确、简要。我国党和政府为了加强对公文制发的管理，对公文这些特点和要求就曾专门制定了一些法规和规定，如：1987年2月18日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和1989年4月25日中共中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》就对我国党政机关所制发和处理的一些主要公文的格式、体例和处理办法作了明确的规定。这无疑既符合公务文书自己的特点，也为我国党政机关科学处理公文，提高工作效率提供了可靠的保证。
公务文书是我国党和政府具体领导与处理政务和机关之间相互进行联系与处理工作的一种工具，在我国的政治生活中发挥着极为重要的作用。从法律角度讲，它具有法规的作用，是法律规范的体现形式。我国维护国家正常社会秩序、安定社会生活、保障人民合法权益的《宪法》、《民法》、《刑法》、《刑事诉讼法》、《婚姻法》等各种法律，就都是以公文的形式制定和颁发的，它们为我国社会安定和社会发展发挥着极为重要的作用。从上级机关和下级机关的关系角度来讲，公文是上级对下级进行领导与指导的一种工具，上级机关通常通过它制定的和发出的各种方式、政策、指示、决议等重要文件，阐述重大战略措施和工作步骤等，以领导各条战线、各个地区的工作。在各平行机关企事业单位之间，公文具有沟通情况、接洽工作、处理问题的作用，是办事和联系工作的手段。而对普通群众而言，公文又是教育普通干部和广大人民群众的一种行之有效的方式，离开一定形式的公文，党和政府的意图和政令无法下达，就更谈不上通过宣传教育提高广大干部群众工作积极性和自觉性的问题了。同时，离开了一定形式的公文，也就缺少了党和政府机关的各类政令发挥作用的凭证，不利于总结历史的经验教训，进一步改进工作。
公务文书是我国现今各级各类党政机关、人民团体和企事业单位传达信息的工具，它的用途很广、作用极大，它涉及的范围就必然相当地宽，公文的数量和种类也就相当地多。根据公文的来源来分，公文可分为对外文件、收来文件和内部文件。对外文件是本机关为传达自己机关的意图而对外发出的文件，通常又称发文。收来文件是本机关收到的从外机关发送来的文件，通常又称收文。而本机关拟定的，并仅在本机关内部使用的文件，则称内部文件。
从行文关系来分，公文可分为下级机关向所属上级领导机关发送的请示、报告等上行文，同级机关或不相隶属机关之间来往的平行文，以及领导机关对下级所属机关发送的下行文。
从公文的性质和作用来分，可分为国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令等法规文件，国家行政机关处理日常工作使用的命令、指示等行政文件，党的机关制定的党内文件等。
从公文的阅读范围和机密程度来分，可分为向人民大众或国内外公开发表的公布文件，内容涉及党和国家机密的机密文件，在机关与组织内部阅读使用的内部文件等。
从公文的使用范围来分，又可分为在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等各种组织普遍使用的文件，以及在一定的工作部门或业务范围，根据特殊需要专门使用的专用文件。
专业文书(文件)主要包括外事活动中使用的照会、国书、条约、外交公报、外交函电、全权证书、护照等外交文件。公安、检察、司法、人民法院等法律机关在依法处理各类民事刑事案件和公证事务中使用的司法文书，如控告书、立案报告、破案报告、起诉书、通辑令、逮捕证、判决书、裁定书、公证书等。另还有国民经济和社会发展方面的计划文件，统计部门进行经济核算、分析研究经济发展情况的统计文件，科技部门的科研文书，军事部门的军事文书等。
一般地来讲，人们通常所说的公文或文书多指的是这类党政机关、人民团体和企事业单位普遍使用的通用文书，它虽属于对公务文书的一种狭义的理解，却已为人们普遍接受和广泛认同。因此，通用文书无疑属于我们公务文书的主要研究对象和探讨范围。
通用文书在日常的机关工作和使用中已形成了很多不同的文种，每种文件又根据性质和用途的不同逐渐形成了固定的名称；如命令、指示、决定、通知、请示等。根据国务院办公厅1993年发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，目前我国党政机关主要使用的通用文书约有十二种，即(一)命令(令)；(二)议案；(三)决定；(四)指示；(五)公告、通告；(六)通知；(七)通报；(八)报告；(九)请示；(十)批复；(十一)函；(十二)会议纪要。当然，在实际工作中另外还有一些小型的公务文种，它们也属于通用公文的范围，这样通用公文的总数共约数十种。
通用公文作为公务文书的主体，它在文件的体例格式、结构标记、撰写印制等方面都有统一之规。根据国务院的有关规定，通用公文语言要通俗易懂，简练明了。公文文体兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点，在讲明观点、分析情况、得出结论时虽有时需要议论，却不需过多地专门论述；有时也要说明，但无需过细的长篇说明；有时需要叙述，而不去作具体的叙事纪实。从文件结构来讲，现行公文的结构，一般由八个部分组成，即标题、发文号、正文、发文机关、收文机关、文件日期、盖印和签署、附件等，虽然每种不同的文种会在具体的运用时略有变化。
公务文书的标题，必须放在正文上面最醒目的地方。根据国务院办公厅1993年《国家行政机关公文处理办法》第十条的规定，公文标题“应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。”如《国家机械工业委员会关于成立中国汽车工业公司的报告》，即标明了发文机关、事由(主要内容)和文种(公文种类)三部分。但按照惯例，有时标题只写一两部分便可足以说明情况或达到特殊效果，这时也可只写两部分或一部分。如《中华人民共和国主席令》就由两部分组成，常见的布告、通告有时仅标出文种。
公文的正文部分是文件的主干或主体，由它叙述文件的内容，传达发文机关的意图。除综合性的报告、总结之外，一般应一文一事，以便处理。
公文的发文机关是公文的发文的名义，又称作者、署名或落款、下款。叫它文件作者，并不是拟稿人与签发人，而是发文机关，且必须用全称或通用的简称，以示对文件负责。在以领导人名义行文时，姓名的前面应冠上职务身份，不要只写姓名。两个以上机关联合行文时，可将两机关的名称并列写出。
公文的收文机关是受文机关、送达机关或称上款、抬头，指一份发文要送达的对方机关。收文机关有时又有主送机关和抄送机关之分。
公文的文件日期部分是每份文件必须写明的成文日期，写在发文机关的下边稍向右错开。需要特别说明生效和开始执行日期的，要认真确切地写明。
公文的盖印和签署是证实文件效力的一种标志。机关的印章盖印的位署应放在文件末尾，在发文机关和成文年月日上，盖印要端正清晰。签署是用机关领导人、负责人名义发文时，由他亲笔在落款的职务后签上其姓名。
公文的附件是附在正文后面，附属于正文的文字材料、参考材料、图表数据等，也可以是被转批的文件。附件应排在正文之后，并在正文之后，落款之前，注明附件的件数和标题。
公文的发文号，是由发文机关编排的文件代号。它大体都要放在文件的头部，有的写在标题右侧或下方。但计划、总结、规章、条例等文种并不需要这种编号。此外，公文还要填注上必要的标记，如密级、阅读范围、缓急时限、份号等，以表明文件的性质和处理要求。这部分内容虽并非是每种公文必备的构件，但对某些文种却是必不可少的，需引起应有的重视。
当然，通用文书仅是公务文书的最为主要和普遍使用的部分，还并非公文的全部，公文要在我国党务和政务管理中发挥重大作用，仅仅列出一些文种和文体格式、结构是不够的，必须要落实到公文的撰写——即起草和修改等环节上来。只有提高国家公务人员撰写公文的理论素养和业务素质，才能把撰写公文这样一项政策性、思想性、业务性很强的严肃工作做好，真正使公文体现其决策领导、宣传教育、传递信息的功能。
撰写公文和一般的文章及着作写作既有相同的地方，更存在一些明显的差异，它不仅要求作者有一定的文字表达能力，而且还要求作者具有较高的政治理论水平，掌握有马克思主义、毛泽东思想的基本原理和科学方法，熟悉国家和党的政策法令，特别是本机关、本部门的业务，思想要准确周密，迅速及时，保守秘密，行文要符合规定的体式。
一般地说来，撰写出一篇规范的公文通常要经过如下步骤，遵循如下基本的方法：
(一)明确发文的目的
公文是根据机关处理工作的实际需要撰写的，在决定拟制一份公文时，首先要弄清该文件的发文目的，诸如采用什么文种?主要讲什么问题，发送和阅读对象是什么范围，发文的具体要求有哪些?这样才能做到有的放矢，避免下笔千言，离题万里，造成人力和时间的浪费。
(二)深入实际，调查研究
在明确了撰写公文的目的之后，除非是面对一份内容比较简单的公函与请示，一般都要对问题作具体分析归纳和叙述说明，对于原则性的意见、观点或结论，都需要收集材料和调查研究。
(三)拟写提纲，安排结构
篇幅比较长的公文，需要拟出一个写作提纲，对要写的内容作一个通盘设计，把要写的主要骨架勾画出来，使写作更顺利地进行。提纲的详略程度，可根据具体情况和个人习惯来定。
(四)起草正文，完成主体
起草正文，是撰写公文的主体工程。最根本的要求，一是要注意观点鲜明，观点和材料要统一；二是要文字简练，问题清楚。如果观点含糊，就会导致疑问或误解。要使收文机关理解发文意图，就须用一些材料加以说明。一般性的叙述文字要简练，要交代的重点则必须写得具体明白。
(五)反复修改，认真检查
公文起草完毕后，首先要自己做出修改，认真检查，核对事实、数据，直到精确完善。需要提交讨论审核的，要及时上交，为公文的签发打下良好的基础。
总之，公务文书作为各级行政机关传递信息，联系公务的基本手段，它在我国的社会主义现代化建设中起着十分重要的作用。加强公文写作的标准化、规范化建设，是公文制发工作乃至机关工作中一项非常紧迫的任务。
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