表彰通报由标题、正文、签署三部分构成：
(一)标题 表彰通报的标题由发文机关、事由和文种类别(通报)三部分组成。事由常用“关于表彰”“关于表扬”字样，以表明其属于表彰性通报。
(二)正文 表彰通报先要介绍被通报的先进人物的事迹，次要分析其典型意义，最后提出号召与希望。
(三)签署 法定作者、日期。表彰通报的法定作者即发文机关，见于标题；日期在标题之下用括号标出。不在正文右下方另行标明。
表彰通报要树立先进典型，必须要深入调查研究，掌握典型人物的典型事迹，写作时要将人物、时间、地点、事件的经过叙述清楚，紧扣主题，突出中心，无关枝节全都删去。分析时既要深刻，又要实事求是，提示出先进人物所包含的典型意义。
表彰通报要表彰先进典型，但与通讯报导又不尽相同。叙事议论时仍然要求文字简练朴实，不能像文学作品那样形容描绘。
【范例】： 中共××省委××省人民政府××省军区
关于表彰组织发动民兵参加两个文明建设先进单位的通报
各地、市、县委，各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各部门，省军区司令部、政治部、后勤部，各军分区、警备区，各县、市、区人民武装部：
1983年以来，我省各级党委、政府和人武部门，按照党中央两个文明一起抓的战略要求，努力适应经济体制改革和国防后备力量建设指导思想战略转变的新形势，坚持从当地实际情况出发，积极组织发动民兵参加两个文明建设，取得了明显成效，涌现出一大批先进单位。他们中，有的进一步发扬党管武装的光荣传统，把发动民兵参加两个文明建设纳入地方建设的总体规划，认真抓落实；有的自觉服从和服务于经济建设大局，组织民兵积极参加城乡经济体制改革和地方工农业生产，帮助老区脱贫致富；有的努力办好文化活动阵地，带头移风易俗，维护社会治安，在促进社会风气好转方面发挥了积极作用；有的主动为地方党委当参谋，挑重担，打头阵，在开发山海坝、绿化××山以及承担急难险重任务中做出了新贡献。为激励先进，学习先进，进一步推动我省两个文明建设深入持久的开展，省委、省政府、省军区决定，对62个先进单位予以通报表彰。他们是：(略)
上述单位在发动民兵参加两个文明建设中，事迹突出，成绩卓着，是我们学习的榜样。省委、省政府、省军区殷切希望他们谦虚谨慎，珍惜荣誉，再接再厉，勤奋工作，创造新的成绩，争取更大的光荣。
省委、省政府、省军区号召全省各级党委、政府和人武部门，要认真学习这些单位的先进事迹和宝贵经验，努力创造一个学先进、争上游、干实事、比贡献的新局面，争取涌现出更多的发动民兵参加两个文明建设的先进典型。让我们在党中央、中央军委的正确领导下，在党的十一届三中全会以来路线的指引下，发扬军委邓小平主席倡导的“五种革命精神”，奋发争先，再鼓干劲，为把民兵参加两个文明建设工作提高到一个新水平做出新的成绩，为建设文明富裕的新××做出更大的贡献。
中共××省委
××省人民政府
××省军区
1987年9月5日