公函的使用范围很广，平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用函，上下级机关之间联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。
公函根据内容和性质，可以分为很多种类，如：用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函，等。另外，还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信，等，实际上只要它们使用于公务活动中，也应划入广义的公函的范围。不过，从狭义的范围来讲，函和信也有一定的区别，函的使用要比信的范围窄，也更庄重严肃。
公函在结构上一般由标题、正文、落款三部分构成：
(一)标题 跟一般的信函不同，公函的标题通常要包括发文机关、事由和文种类别(函)。有时可省写发文机关，但事由和文种类别不能省略。另外，标题下的右上方要有编号。
(二)正文 正文的开头顶格写受文单位，然后别起一段写发函的原因、联系的事项，最后一般要用“请研复”、“请协助”等字样，提出具体要求，结束正文。
(三)落款 法定作者、日期，并加盖公章。
公函的写作要求是：一事一函，语言规范、明了，语气要合乎内容的要求。
【范例】： ××市人民政府关于在京山铁路压煤改线×××站建立交桥的函
［1988］90号
×××委员会：
京山铁路压煤改线×××工业站，位于我市×县×××镇。由于该站的建设，原有的×××站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道，给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难。另外，铁路以南五个村的大面积耕地在路北，由于铁路所阻，给群众的生产生活造成了很难克服的困难。工业站的设计在DK308 893处虽有一座净高2．5米，宽6米，长220米的单孔立交兼排水涵洞，但因纵深太长，宽度较窄，高度很低，农机车辆不能通行，农忙秋收人畜难以通过。为此，请贵委员会给予照顾，在DK308 430处(原×××站西侧的平交道口处)建立交桥一座，以适应当地生产和需要。可否盼复。
××市人民政府
1988年10月20日
关于商洽代培统计人员的函
××金融管理干部学院：
得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后，我厂曾打算集训现职统计工作人员，但由于力量不足，未能实现。现在贵院决定办讲习班，我厂拟派10名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培所需费用由我厂如数拨付。盼予复函。
此致
敬礼
××机床厂(公章)
1991年2月5日