催款书和催货书多用固定表格，直观明了，也可以写成便函形式。
催款书和催货书一般无规范格式，结构也相当简单，不必分段。
催款书和催货书的写作目的在于催促欠款或欠货单位、个人迅速交付所欠款项和货物，因此在写作时应注意：
(一)标题和编号 标题务必简明扼要。常写作“催款(催货)通知单”，“催收、清理联系单”或“加急……通知单”、“加急……联系单”等，标题还须注明编号，以便查询联系。
(二)催款、催货和被催款、被催货单位的名称和帐号 双方单位的名称要写全称，帐号务必写清楚、准确。有时还须写上催款单位的地址、电话及经手人姓名，如催款为银行代办，还必须写明双方开户银行的名称、双方开户名称和帐号。
(三)催收内容 应清楚、准确、简要地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额或货物数量、金额以及款、货拖欠的原因、时间等情况。这是催款书和催货书的核心部分，务必写具体、清楚、准确无误。
(四)处理意见 催款方或催货方在催款书或催货书上应提出具体的处理意见。这种意见一般包括：(1)要求欠款(货)方说明拖欠款(货)原因；(2)确定新的付款(货)的时间限定；(3)如在新确定的期限内再不付款(货)将采取的罚款或其它赔偿(惩罚)措施，必须明确告知对方。
(五)语言力求简洁准确 一方面要符合财经政策，另一方面也不必写客套话，但措词应有一定分寸，要理智，不可感情用事。因为凡事要有耐心，欲速则不达，有时措词过于偏激、锋芒太露，不但不能达到催促对方迅速付欠款(货)的目的，反而使事情复杂化，破坏双方今后的经济往来与合作。
【范例】： 催款书
(××)××字第××号
__公司财务科负责同志：
你单位于__年__月__日发票编号__，系购买__的货款。订金额为__ 元，该货款至今未解入我厂，影响了我厂资金的周转。接到本通知后，请在__日内解行结算，逾期按银行规定加收千分之二的罚金。
如果有特殊情况，则请及时与我厂财务科×××同志联系。我厂地址：____电话：__，开户银行__。帐号__。特此专函
__厂财务科
__年__月__日
请协助催收、清理货款联系单
编号__
中国人民银行__信贷科(股)：
你行开户单位__(帐号__)结欠我行开户单位__(帐号__)货款__笔，金额__元(详见下列清单)，迄今尚未划付，为了加速资金周转，支持生产发展，请你行协助，根据有关结算办法，督促企业迅速划付清理，并请见复；如有其他情况，烦另函告知，为荷。
此致
敬礼
中国人民银行××××支行信贷科(股)
__年__月__日
附：清单(略)
催收、清理货款回复单
原联系单位编号__
中国人民银行×××××信贷科：
我行开户单位__(帐号__)结欠你行开户单位__(帐号__)货款，经联系，查复如下：
中国人民银行__信贷科(股)
__年__月__日