长期以来，国内外学者对档案的定义有各种不同见解，在有关的法律、法规和标准文件中也有反映。从档案概念内涵的构成要素而论，基本上分为两种类型：
- 限制型 强调具有永久保存价值的，并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。如国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》(1984)，将档案定义为“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存的、经过挑选或未经挑选的非现行文件”。
- 宽泛型 不限定永久保存价值和保存地点等因素，保存在任何地方、具有一定保存价值的历史文件，均为档案。如《法兰西共和国档案法》(1979)规定：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，或任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”中国鉴于全国拥有各级各类档案馆和大量机关单位档案室组成的网络体系，并对档案实行集中统一分级管理的体制，因而规定无论保存在机关档案室或国家档案馆的，还是保存在个人手中的，需要短期、长期或永久保存的各种历史文件，都属于档案。
从档案概念的属种关系而论，大致有三种主要模式的档案定义：
- 以“历史记录”或“原始记录”为属概念。如吴宝康主编的《档案学概论》(1988)的表述为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。”
- 以“文件”为属概念。如美国T.R.谢伦伯格著《现代档案——原则与技术》(1956)的档案定义为“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。上海辞书出版社出版的《辞海》(1999)定义为“保存起来以备查考的文件”。
- 以“信息”或“信息资料”、“信息载体”为属概念。如冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》(2001)的定义为“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”。
以“文件”为属概念的档案定义在国际范围内比较通行，从“信息”角度研究档案定义的趋势，近年来有所发展。1987年公布、1996年修改的《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这一条款并非一般的档案定义，而是明确了国家管理档案的范围，限定于“对国家和社会有保存价值的”，但它揭示了档案的本质属性，具备档案定义的基本要素，富有档案定义的理论意义，因而在中国以此为基础进行表述的档案定义较为通用。
