我們發現顧客對能迅速解決他們投訴的回報是繼續地成為企業的忠實客戶，一些速遞公司探取一套公式化的工作程序以作為優質服務的依據，它是：及時無誤地完成工作＋處理顧客投訴的有效管理＝顧客的滿足。非常重要的一點是顧戶不會對同一問題向你投訴超過一次，因此一家比薩餅店設計了一套投訴回饋系統，此系統生動而具效率，他們通過電話向顧客收集意見，然而即時將這些意見直接傳達至產品暨服務促進部，該比薩餅店能將顧客的再惠顧率保持在50%以上。
運用合適技術工具
'在市場上有大量的顧客聯繫管理系統軟件，有過百萬元至幾百元價值的都可以買到，一些具優質服務的公司將這些工具視為輔助工具而非主驅動力，他們一定要設置完善的程序然後才選擇軟件技術來管理顧客關係這一工作，包括管理顧客的投訴。所有的技術系統必須包括能具顧客意見收集庫的功能，並且由數據庫得出顧客要求的走勢，再由此得到最佳的顧客服務方案。這些客戶意見資料並非只使用在客戶服務部，它還應用在需要與客戶聯繫的各個部門，有關的技術系統應該有以下的特性：
＊' 運用禮貌和格式化的螢幕直接輸入方式進行顧客服務首要工序，包括直接的對話功能（FAQs）以及具標準化的回應。
＊' 標準化的顧客資料確認來進入顧客資料庫，因而顧客服務工作可以直接指向真正的客戶。香港某銀行就已做到快速地確認客戶身份以及他們需要的特別服務內容。
＊' 連結所有的客戶資料，包括提供電子的意見卡。
＊' 具備即時的資料交換和資料糾正交換功能，以便職員可以及時地完成資料的傳遞工作。
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