为了防止面临危机时手忙脚乱，你应该采取必要的措施，防患于未然。你首先要确定自己的奋斗目标，评估一下你有什么资源，能够授权的地方尽量授权，制订一个工作优先次序表，并且确实尊行，想办法预防干扰，然后开始去做排列在你的工作优先次序表上的第一个项目。
紧张一阵，闯过紧急关头之后，你要坐下来问问自己，为什么会发生危机，如何防止不再发生危机？
每当你面临危机的时候，要问问自己：'我怎样才能防止这种紧急情况再度发生？'
不管是在公务，还是在私人生活中发生的危机，许多都是因为我们没有及早采取有力的行动，以至于情况变得越来越严重，到头来要花更多的时间去解决。
每当遇到这样的关头，你就要写一张备忘的便条，放在你的'待办事项'档案之中，使它在你该开始行动的时候提醒你。
没有及早手只是造成危机的因素之一。除此之外还有一些其他因素，如彼此没有沟通而产生误解、缺少定期情况报告和展望未来的预告、授权以后没有及时检查落实、没有制定相应的应变计划。
分析每一次危机，看看你能不能够设计出防止再度发生的办法。此时你会发现，你可以节省足够的时间和精力来有效地应付一些情况，尽管有时失控，只要你按下紧急处理按钮，问题是不能解决的。
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打破'瓶颈'
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在任何规模的公司或其他机构中，只要有一位重要人员没有采取重要的行动，就会出现'瓶颈'现象。造成这种现象的原因可能是犹豫不决、懒惰、优先次序不当，顽固或要求过分。这是管理时间中遇到的最大问题，因为如果你是一位管理者，你浪费的不仅仅是你个人的时间，而是一群人的时间。
'瓶颈'现象的造成，固然可能是由于某一个人要做的事情太多，但也可能是由于某个人没有足够的事情可做。后者会堆积起一大堆文件资料，使别人（常常是使他们自己）认为他们很忙。就好像一名吝啬鬼在酒店里慢慢啜饮一杯酒一样，他们也会慢慢地弄着一项计划，让别人认为他们有事情要做。对付这些的办法，是给他们更多而不是较少的工作去做，并且订下期限。这个办法会像疏通阻塞管子的通道一样，可以发挥出惊人的效果。
如果你是因为不称职的老板或不可改变的官僚制度而搅乱了你的时间管理，你或许就无能为力了。但你要想方设法摆脱这种局面：紧追不舍、随时提醒、电话追问、写备忘便条。请记着一点：要想在这个世界上把事情做好，就必须常常自愿做一名有点令人厌烦的人。
如果你是一位高级经理人员或管理者，要想找出'瓶颈'所在，第一个要找的地方是你的办公桌，你自己'待处理'的卷宗，你自己的'待办事项表'。并且记着'瓶颈'常常是在瓶子的上端，所以赶快把你办公桌上的文件处理干净，以便尽快转移到另一个人的桌子上，这比堆在你桌上要更加有效。