从容不迫的工作一直是我追求的目标,光有App工具是不够的,不把时间管理背后的的思路理清楚,用再多牛逼的工具也不管用。上周和伙伴们拆《搞定:无压工作的艺术》,三个片段的拆解开始有了一些新的思路。
把所有还做得事情都收集起来
时间管理的第一步是把所有你想做、还没做的事情都统一收集起来,先不用给这些任务做任何分析,无论大小、轻重、缓急,只要是你想做的,都收集起来。给自己的大脑装一个可靠的新硬盘'收集箱,给纷杂的大脑减压,让大脑的'工作'区域全心只做一件事情。每个人在自己的生活中会同时担负着多个角色,公司员工、父母的孩子、兄弟姐妹、恋人、好友、师长'每一个角色都有很多事情等着我们去做,可是事情这么多,只会让让生活更加忙乱。在我的生活里,我给自己安排了很多任务:每天1000字、读书、线上拆书、学摄影,除此外还有工作上的事情。
除了已经在行动的,不时还有新的计划在酝酿,比如上MOOC、看TED、给好友写信。要做的事情太多了,目前的我根本没有能力把上面说到的每件事情都做好,我只能告诉自己做减法!把没必要的事情都删掉,可是这些计划如此有吸引力又很难割舍。
直到读了《搞定》'把所有你想做、还没做的事情都统一收集起来'的方法,我恍然醒悟,做不完不是能力不够,而是没有把这些事情安排好,在做之前就已经被庞大的工作量吓到了。解决的办法是把所有'待办事项'都扔进'收集箱',不管是大是小。拆书群里的@黑May在路上 曾经一次性在A4纸列了几大张几百件要做的事(每一张上是不同角色的任务),大概有几百件要做的事吧,把所有要做的事情都梳理了一遍,这样对要做的事情一目了然,心理压力也小了很多。
所以。既然我不可能一次性短时间内把事情都做完,那就一次做一件,做完一件再做下一件,但不能任由着自己想起什么就做什么。这样做的最大好处便是缓解了担心做不完的焦虑。
让'下一步行动'分解到分无可分
在把所有的待办事项一股脑扔进收集箱,接下来便是从收集箱里单独拿出一件任务,问清楚自己'下一步行动是什么?',把想做的事情拆解成可执行、可操作的小任务,越具体越好。从最基础的地方去定义整个行动计划,完成比完美的空想更重要。这是提高工作效率的关键。
在确定下一步行动时按顺序采用下面四个标准:(1)情境;(2)有多少时间(3)有多少精力;(4)重要性。确定具体的地点或工具,明确能自由支配的时间,所处的精力状态和事情的轻重缓急,用着四个标准来决定接下来你要做的事情。
换了新的工作之后,项目一个接一个的扔过来,顿时感觉压力好大,查看'待办清单'里写的任务:新媒体培训、和xx沟通活动需求、调查问卷分析'真是汗颜,和四个标准一点都不沾边。而且实际上整天下来有不少时间处于游离、瞎忙的状态,因为繁杂的项目东一榔头西一棒子,真正的成果不多。倒还真不是时间不够,而是专注力不够高,一件事情放在手上没有持久专注的做,下午犯困的时候就深入思考的工作了。
项目会越来越多,要向集中精力搞定任务,就得在精力充沛、时间宽裕的时候做最重要的事情,在犯困、时间不自由的时候做一些不怎么需要动脑的事情,给任务做统一的安排。
既然制定了目标,为了实现它就要时刻问自己下一步做什么,哪怕是前进一点点也比原地打转的好。